Découvrez en vidéo comment gérez vos dépenses en ligne !
En souscrivant à l'abonnement, à quoi ai-je accès ?
Après avoir souscrit à l'abonnement "Gestion des achats", vous remplissez un formulaire afin qu'un expert procède aux pré-paramétrages de votre outil de gestion comptable en ligne. L'expert MyFormality vous crée ensuite votre accès afin que vous puissiez prendre la main et profiter pleinement de cet outil simple et efficace.
- une solution 100 % mobile et web : multi-plateformes (PC, smartphone, tablette) avec une connexion internet, un travail collaboratif (multi-utilisateurs), gestion des accès par des identifiants uniques, sécurité des données.
- l'analyse de vos charges : un tableau de bord en temps réel pour piloter votre budget, vous comparez vos dépenses au budget ou à l'année précédente, vous suivez vos dépenses du mois en cours et le cumul sur l'exercice.
- le suivi administratif du règlement des factures : gestion de la base fournisseurs, gestion des règlements, préparation des virements bancaires.
- l'aide au pilotage de la trésorerie : vous suivez à tout moment de vos échéances de règlement pour faciliter la gestion de votre trésorerie.
- un outil puissant : de nombreuses fonctions incluses pour vous faciliter la gestion : vous pouvez scanner vos factures, vous pouvez récupérer des factures dématérialisées au format PDF (téléphone, abonnements, électricité) depuis une boîte email, un portail fournisseur ou une dropbox, vous pouvez facilement pointer les règlements, vous pouvez éditer les fichiers de virements et exporter les données pour leur intégration en comptabilité, rapprochement bancaire avec le module Banque.
Quel est le processus de gestion des achats ?
La gestion des achats dans une entreprise industrielle, artisanale ou commerciale devient plus simple avec notre solution. Vous tenez le rôle du service achats.
D'une part, vous avez accès à un tableau de bord principal afin de visualiser vos situations de dépenses et les règlements qui y sont associés. Plusieurs indicateurs vous aiguillent dans vos analyses.
Vous saisissez vos factures en les dématérialisant grâce à l'application mobile MEGScan ou via un scanner classique. Les informations de vos factures sont automatiquement reconnues et inscrites dans le module via un OCR. Vous n'avez donc pas besoin de les saisir manuellement.
Les prélèvements bancaires dédiés à vos fournisseurs sont rassemblés dans un fichier unique.
Notre logiciel de gestion des achats et des approvisionnements permet de répondre à plusieurs besoins de la vie de l'entreprise :
- l'organisation interne : cet outil facile d'accès permet de structurer votre entreprise.
- la relation avec les fournisseurs : vous gérez vos contacts dans une base unique, vous centralisez les informations générales et comptables, les adresses, les coordonnées bancaires.
- la liaison avec la comptabilité : interface avec la plupart des logiciels comptables, gain de temps en supprimant la saisie comptable
Les étapes du processus d'achats sont :
- la gestion des documents : vous accédez à vos factures d'achats récupérés par n'importe quel mode de captation
- la gestion des règlements : vous pouvez suivre les factures payées ou à régler, les filtrer par dates, par échéances ou par statut (à régler, en attente, payé). Vous pouvez ajouter plusieurs échéances à une facture si vous réglez en plusieurs fois. Vous pouvez générer vos fichiers de virements.
Avec MyFormality la gestion des achats et des ventes de votre entreprise devient plus simple. Si vous souscrivez à plusieurs de nos solutions, la gestion des contacts (fournisseurs et clients) est commune à toutes les applications. Les outils sont intuitifs et conviviaux. Ils comprennent des tableaux de bords et des représentations graphiques simples vous permettant de visualiser d'un coup d’œil vos statistiques. Vous pouvez générer des états de synthèse sur une période voulue et les restituer facilement sur excel.
L'ensemble des données sont hébergées en France et le portail respecte la réglementation générale sur la protection des données (RGPD), donc votre entreprise aussi. Le tarif est simple : il est unique et sans surprise, toutes les fonctionnalités sont incluses. Vous pouvez disposer des outils sur tous les systèmes d'exploitation : Adroid, IOS. Pas besoin de vous occuper de la maintenance, les mises à jour sont régulières.
Ils intègrent un espace de documentation et un support : vous pourrez découvrir les nouveautés et retrouver les dernières actualités ainsi qu'une FAQ sur les questions courantes et des fiches techniques. Une guide de démarrage complet est intégré pour vous aider à commencer, associé à des vidéos pour le paramétrage et des aides "pas à pas". Une assistance téléphonique est disponible du lundi au vendredi. Vous pouvez signaler un bug ou proposer une amélioration directement dans le portail.
En cas de difficulté, des interlocuteurs MyFormality peuvent vous proposer une aide dans la prise en main des outils et le paramétrage, n'hésitez pas à nous contacter !