Découvrez comment scanner vos notes de frais en toute simplicité avec notre outil de gestion en ligne !
Notre application de gestion des frais de déplacement
Oubliez votre fichier excel, photographiez vos tickets de péage et notes de restaurant et notre application s'occupe du reste.
Dès souscription à l'abonnement mensuel, un expert MyFormality vous crée votre accès au logiciel et définit les pré-paramètres de votre compte sur la base du formulaire que vous aurez rempli au préalable. Une fois votre accès créé, vous aurez alors un accès libre à l'outil de gestion en ligne de vos notes de frais.
A quoi ai-je accès avec cet outil de gestion ?
L'outil de gestion en ligne de notes de frais est disponible sur PC, tablettes et smartphones (application mobile). Vous disposez :
- d'une application mobile dédiée
- d'une reconnaissance photographique des tickets
- d'une gestion de vos frais réglés par carte bleue professionnelle ou à vous rembourser
- d'une administration automatique des taux de TVA
- du calcul du kilométrage par géolocalisation
- d'une gestion de vos frais re-facturables
Vous avez également accès à une console de supervision pour les multi-utilisateurs et vous avez la possibilité de récupérer vos écritures comptables.
Si vous souhaitez être accompagné dans la prise en main de l'outil de gestion en ligne, nous vous invitons à vous rendre sur notre page Prise en main des outils de gestion en ligne.
Pour plus d'informations consultez notre plaquette module notes de frais.
L'engagement à l'outil de gestion des notes de frais est mensuel et le règlement se fait par prélèvement SEPA.
Une assistance téléphonique est disponible (Service 0,50€/min + prix d'un appel).
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais récapitule les dépenses qui sont engagées par le chef d’entreprise ou le salarié dans le cadre de sa mission. Ces dépenses doivent correspondre à des frais nécessaires pour l'activité de l'entreprise (se rendre sur un chantier, prospecter un client, réaliser une intervention). Elles doivent être proportionnées et assorties de justificatifs, par exemple :
- Les tickets de parking et de péage pour les déplacements professionnels
- Les tickets de restaurant pour les repas professionnels
A quoi sert une note de frais ?
La note de frais sert de justificatif pour le remboursement des dépenses payées personnellement par le chef d’entreprise ou le salarié et qui concernent des frais exposés dans le cadre de l’activité professionnelle. La note de frais sert aussi de pièce justificative pour la comptabilité.
En principe les frais de déplacements doivent être remboursés pour leur montant réel.
Certains frais dans certaines professions peuvent être remboursés sur une base forfaitaire en se basant sur un barème mis à disposition par l’URSSAF. Exemple : les indemnités forfaitaires petits déplacements des salariés des entreprises du bâtiment et des travaux publics. Pour davantage de précisions, se référer au site de l'URSSAF.
Les règles à connaître pour établir une note de frais
Chaque type de dépense comporter des spécificités à maîtriser.
- Les dépenses de restaurant : le motif de l’invitation et le nom des invités doivent être indiqués.
- Les frais d’hôtel et de logement ne peuvent être remboursés par l’entreprise que si l’une des deux conditions suivantes est remplie :
- le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50 km minimum),
- le domicile de l'employé est faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet minimum).
Toute autre dépense exposée dans l’intérêt de l’entreprise et assortie d’un justificatif peut être intégrée dans la note de frais. Cela ne concerne pas que les frais de déplacement mais aussi la gestion de petites factures (timbres, petites fournitures).
Que dit la CNIL par rapport à la gestion des notes de frais ? Il ne s'agit pas de données personnelles entrant dans le champ de la RGPD donc il n'y a pas de contrainte particulière à ce titre.
Se faire rembourser les indemnités kilométriques
Le chef d’entreprise ou le salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise est indemnisé sous forme d’indemnités kilométriques. Il est établi un état récapitulatif qui indique :
- Le motif du déplacement,
- Le lieu de la mission
- Le nombre de kilomètres effectués
- La puissance fiscale du véhicule (nombre de CV figurant sur la carte grise)
Les indemnités kilométriques couvrent les frais suivants : le carburant, l’entretien et l’assurance du véhicule, ainsi que la dépréciation du véhicule. Elles ne couvrent pas les frais de péage et de parking qui doivent être rajoutés à la note de frais.
Les frais liés au trajet domicile – travail ne peuvent pas être pris en compte dans les notes de frais.
Récupérer la TVA sur les notes de frais
Seuls les professionnels exerçant une activité située dans le champ d’application de la TVA peuvent récupérer la TVA sur leurs dépenses. Cela exclut par exemple les professionnels placés sous le régime de la franchise de TVA ou les associations n’ayant pas d’activité économique.
La récupération de la TVA sur les frais de mission, d’hébergement et de déplacement suit des règles particulières :
- Vous devez détenir une facture en bonne et due forme, au nom de l’entreprise et faisant apparaître le montant de la TVA. Pour les notes de restaurant inférieures à 50 € HT, le ticket de caisse mentionnant le taux et le montant de la TVA (HT et TTC) suffit à récupérer la TVA ;
- La dépense doit être justifiée et nécessaire à l’exploitation, ce qui exclut les dépenses à caractère privé ;
- La dépense ne doit pas être visée par une mesure spécifique d’exclusion (ex : frais de chasse)
Quelles sont les règles de déduction de la TVA sur les frais de mission ?
Quelles sont les règles de la déduction de la TVA sur les frais d’hébergement ?
Quelles sont les règles de la déduction de la TVA sur les frais de déplacement ?
La TVA sur les dépenses liées au transport de personnes n’est jamais récupérable. Il s'agit :
- Du transport de personnes quel que soit le mode (train, avion, taxi …)
- De l’achat ou la location d’un véhicule de tourisme
- De l’entretien ou la réparation d’un véhicule de tourisme
- De l’achat ou de la location d’un parking (sauf les parkings situés sur le lieu de travail ou à proximité)
La TVA sur les frais de péage est récupérable sur présentation des justificatifs.
La TVA sur les frais de carburant :
La récupération de la TVA sur les frais de carburant suit des règles spécifiques en fonction de la nature du carburant et du type de véhicule. Pour rappel : cela ne concerne que les véhicules appartenant à l’entreprise, les salariés utilisant leur véhicule personnel sont indemnisés par les indemnités kilométriques.
Il convient au préalable de faire la différence entre le véhicule de tourisme et le véhicule utilitaire en se référant à la carte grise :
- La mention VU signifie véhicule utilitaire.
- La mention VP renvoie au véhicule de tourisme. Il faut également classer dans cette catégorie les véhicules N1.
La TVA est récupérée en totalité ou en partie lorsque le carburant est du gazole ou du superéthanol E85 :
- Récupération à 100 % pour un véhicule utilitaire,
- Récupération à hauteur de 80 % pour un véhicule de tourisme.
La TVA peut être récupérée à hauteur de 100 % et quel que soit le type de véhicule lorsque le carburant est du GPL, du propane ou du butane liquéfié, ou du GVN (gaz naturel comprimé). Toutefois, lorsque le GPL est à l’état gazeux, la TVA n’est récupérable qu’à hauteur de 50 % pour les véhicules de tourisme.
Lorsque le carburant est de l’essence, un échéancier progressif sur 5 ans a été mis en place afin d’aligner les règles de récupération de la TVA sur celles du diesel.
