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Dans le cadre d’une société, les employés peuvent avoir à effectuer des dépenses professionnelles pour le compte de l’entreprise. Afin de se faire rembourser, ceux-ci doivent donc présenter un justificatif des dépenses en question : la note de frais.

MyFormality vous permet de gérer efficacement vos notes de frais et celles de vos collaborateurs, dans un environnement fonctionnel et mobile, et dans le respect des obligations légales.

Bénéficiez d’une solution 100% web et mobile, et gagnez du temps en numérisant vos notes de frais directement sur notre application. Optimisez également la gestion de vos indemnités kilométriques grâce à notre calcul automatique via GoogleMaps, et maîtrisez toutes les obligations légales et administratives.

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Les solutions myformality

Gestion de notes de frais

Abonnement mensuel pour la gestion des notes de frais

18,00 TTC

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais récapitule les dépenses qui sont engagées par le chef d’entreprise ou le salarié dans le cadre de sa mission. Ces dépenses doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité. Elles doivent être proportionnées et assorties de justificatifs, par exemple :

- Les tickets de parking et de péage pour les déplacements professionnels

- Les tickets de restaurant pour les repas professionnels

A quoi sert une note de frais ?

La note de frais sert de justificatif pour le remboursement des dépenses payées personnellement par le chef d’entreprise ou le salarié et qui concernent des frais exposés dans le cadre de l’activité professionnelle. La note de frais sert aussi de pièce justificative pour la comptabilité.

En principe les frais de déplacement doivent être remboursés pour leur montant réel.

Certains frais dans certaines professions peuvent être remboursés sur une base forfaitaire en se basant sur un barème mis à disposition par l’URSSAF. Exemple : les indemnités forfaitaires petits déplacements des salariés des entreprises du bâtiment et des travaux publics. Pour davantage de précisions, se référer au site de l’URSSAF (www.urssaf.fr)

Faciliter la gestion de vos notes de frais

MyFormality facilite la gestion de votre entreprise

· Par la visualisation de l’ensemble de vos notes de frais

· Par le travail collaboratif et la supervision des frais de vos salariés

· Par la restitution des frais à refacturer aux clients

  • Par la génération des écritures comptables

MyFormality sécurise la gestion de votre entreprise

· Les sauvegardes et mises à jour sont faites automatiquement par MYFORMALITY

· Les données sont sécurisées grâce à l’accès par des identifiants uniques

Pour optimiser votre gestion, vous pouvez associer notre solution de facturation et nos solutions ACHATS, BANQUE et NOTES DE FRANCE

Les règles à connaître pour établir une note de frais

Chaque type de dépense comporter des spécificités à maîtriser.

· Les dépenses de restaurant : le motif de l’invitation et le nom des invités doivent être indiqués

· Les frais d’hôtel et de logement ne peuvent être remboursés par l’entreprise que si l’une des deux conditions suivantes est remplies :

- le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50 km minimum),

- ou lorsque son domicile est faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet minimum)

· Toute autre dépense exposée dans l’intérêt de l’entreprise et assortie d’un justificatif peut être intégrée dans la note de frais

Se faire rembourser les indemnités kilométriques

Le chef d’entreprise ou le salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise est indemnisé sous forme d’indemnités kilométriques. Il est établi un état récapitulatif qui indique :

- Le motif du déplacement,

- Le lieu de la mission

- Le nombre de kilomètres effectués

- La puissance fiscale du véhicule (nombre de CV figurant sur la carte grise)

Les indemnités kilométriques couvrent les frais suivants : le carburant, l’entretien et l’assurance du véhicule, ainsi que la dépréciation du véhicule. Elles ne couvrent pas les frais de péage et de parking qui doivent être rajoutés à la note de frais.

Les frais liés au trajet domicile – travail ne peuvent pas être pris en compte dans les notes de frais.

Récupérer la TVA sur les notes de frais

Seuls les professionnels exerçant une activité située dans le champ d’application de la TVA peuvent récupérer la TVA sur leurs dépenses. Cela exclut par exemple les professionnels placés sous le régime de la franchise de TVA ou les associations n’ayant pas d’activité économique.

La récupération de la TVA sur les frais de mission, d’hébergement et de déplacement suit des règles particulières :

- Vous devez détenir une facture en bonne et due forme, établie au nom de l’entreprise et faisant apparaître le montant de la TVA. Pour les notes de restaurant inférieures à 50 € HT, le ticket de caisse mentionnant le taux et le montant de la TVA, le HT et le TTC, suffit à récupérer la TVA ;

- La dépense doit être justifiée et nécessaire à l’exploitation, ce qui exclut les dépenses à caractère privé ;

- La dépense ne doit pas être visée par une mesure spécifique d’exclusion (ex : frais de chasse)

Quelles sont les règles de déduction de la TVA sur les frais de mission ?

 

Déductivité frais de mission

 

Quelles sont les règles de la déduction de la TVA sur les frais d’hébergement ?

 

Tableau déductivité frais d'hébergement

 

Quelles sont les règles de la déduction de la TVA sur les frais de déplacement ?

La TVA sur les dépenses liées au transport de personne n’est jamais récupérable, il s’agit :

- Du transport de personnes quel que soit le mode (train, avion, taxi …)

- De l’achat ou la location d’un véhicule de tourisme

- De l’entretien ou la réparation d’un véhicule de tourisme

- De l’achat ou de la location d’un parking (sauf les parkings situés sur le lieu de travail ou à proximité)

La TVA sur les frais de péage est récupérable sur présentation des justificatifs.

La TVA sur les frais de carburant :

Cela suit des règles spécifiques en fonction de la nature du carburant et le type de véhicule. Nous rappelons que cela ne concerne que les véhicules appartenant à l’entreprise, les salariés utilisant leur véhicule personnel étant indemnisés par les indemnités kilométriques.

Il convient au préalable de faire la différence entre le véhicule de tourisme et le véhicule utilitaire en se référant à la carte grise :

- La mention VU signifie véhicule utilitaire.

- La mention VP renvoie au véhicule de tourisme. Il faut également classer dans cette catégorie les véhicules N1.

La TVA est récupérée en totalité ou en partie lorsque le carburant est du gazole ou du superéthanol E85 :

- Récupération à 100 % pour un véhicule utilitaire,

- Récupération à hauteur de 80 % pour un véhicule de tourisme.

La TVA peut être récupérée à hauteur de 100 % et quel que soit le type de véhicule lorsque le carburant est du GPL, du propane ou du butane liquéfié, ou du GVN (gaz naturel comprimé). Toutefois, lorsque le GPL est à l’état gazeux, la TVA n’est récupérable qu’à hauteur de 50 % pour les véhicules de tourisme.

Lorsque le carburant est de l’essence, un échéancier progressif sur 5 ans a été mis en place afin d’aligner les règles de récupération de la TVA sur celles du diesel.

Tableau déductivité frais de déplacement

Validé le 19/02/19 par le comité d'experts