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Quelles sont les règles légales à respecter lorsque l’on émet des factures ?

Toutes les entreprises doivent respecter des obligations en matière de facturation. Il est obligatoire d’émettre une facture en cas de :

  • Vente ou prestation de service entre professionnels,
  • Vente à distance à un particulier (vente par internet ou correspondance).

Le non-respect de la loi peut avoir des conséquences lourdes : amende pénale de 75 000 euros ou 50 % des sommes qui auraient dû être facturées, redressement fiscal et refus du droit à déduction de TVA.

La facture doit être faite dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service, soit en pratique :

  • Le jour de la livraison ou du retrait des marchandises,
  • Le dernier jour de l’exécution de la prestation de service.

Des demandes d’acompte sont possibles.

A quoi sert une facture ? Comment établir une facture ?

La facture est un moyen de preuve juridique entre professionnels et permet de préciser les conditions de la vente entre l’entreprise et le client. Elle sert de justificatif pour la comptabilité et de support pour la TVA. En cas de contrôle fiscal, l’administration vous demande de produire vos factures. Celles-ci doivent être numérotées selon une séquence chronologique continue, sans omission ni doublon. L’entreprise doit également garantir l’authenticité et l’intégrité de ses factures.

Quel taux de TVA appliquer sur les factures ?

Le taux normal de TVA applicable en France sur la plupart des biens et des prestations de service est de 20 %. Il existe également un taux réduit (5,5%) et un taux intermédiaire (10 %) pour les produits alimentaires ou certains secteurs (la restauration par exemple) définis par la loi. Des règles spécifiques sont également applicables en cas de vente à l’export ou dans l’Union Européenne, pour les autoentrepreneurs, ou encore l’autoliquidation dans le secteur du bâtiment.

Attention, les règles de TVA sont impératives et peuvent être très complexes, elles ne doivent pas être prises à la légère. Nous vous recommandons de valider votre process TVA avec nos experts.

Pour davantage de précisions sur les taux de TVA, vous pouvez consulter le site service-public.fr

La TVA que vous facturez à vos clients ne vous appartient pas, c’est ce qu’on appelle la TVA collectée : vous la collectez pour la reverser ensuite à l’Etat.

Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures ?

Les factures doivent a minima comporter les mentions suivantes :

Les mentions générales d’une facture

  • Date d’émission de la facture
  • Numérotation de la facture
  • Date de la vente ou de la prestation de service
  • Identité de l’acheteur (nom ou dénomination sociale, adresse du siège social d’une entreprise ou du domicile d’un particulier)
  • Identité du vendeur ou prestataire (nom et prénom pour un entrepreneur individuel, dénomination sociale pour une société suivie du numéro SIREN ou SIRET, numéro RCS ou répertoire des métiers, adresse du siège social, forme juridique de l’entreprise)
  • Numéro d’identification à la TVA du vendeur
  • Désignation du produit ou de la prestation (nature, marque, référence, matériaux fournis, main d’œuvre…)
  • Décompte détaillé de chaque prestation ou produit fourni (détail en quantité et en prix)
  • Taux de TVA et montant total de la TVA correspondant (si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant)
  • Majoration éventuelle de prix (frais de transport ou d’emballage) ou réduction (rabais, ristourne)
  • Le numéro du bon de commande s'il a été préalablement établi par l'acheteur
  • L'adresse de facturation des parties lorsque celle-ci est différente de leur siège social
  • Somme à payer HT et TTC

Les mentions pour les factures adressées à un professionnel

  • Date ou délai de paiement
  • Taux des pénalités de retards exigibles en cas de non-paiement à la date d’échéance
  • Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement

Les mentions particulières

  • Mentions relatives à la TVA dès lors que celle-ci n’est pas applicable (ex : autoentrepreneur, franchise de TVA, exportation, livraison intra-communautaire) ou relève d’un régime particulier (ex : autoliquidation, TVA sur la marge).
  • Mentions et coordonnées de l’assurance souscrite pour les professionnels pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire

Quels sont les délais de conservation des factures ?

La législation fiscale impose un délai de conservation de 6 ans alors que la législation commerciale impose un délai de 10 ans. Ces délais peuvent être augmentés, par exemple pour une facture d’immobilisation, celle-ci doit être conservée pendant toute la durée de son amortissement en comptabilité si celle-ci est supérieure à 10 ans.

Comment calculer un prix hors taxes à partir d'un prix toutes taxes comprises ?

Pour obtenir un prix hors taxes (HT) à partir d'un prix toutes taxes comprises (TTC), on applique la formule de calcul suivante :

Prix HT = prix TTC/(1 + taux de TVA)

Validé le 19/02/19 par le comité d'experts