Nos engagements :
LA FLEXIBILITÉ :
Un processus de traitement de la paie simplifié, des interventions souples pour d‘éventuelles modifications de bulletins de paie, la réactivité de votre interlocuteur.
CONFORMITÉ DE LA PAIE :
Le suivi de votre convention collective ainsi que de vos accords d'entreprise et/ou usages.
CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ :
Tous les fichiers de paie et déclarations associées sont protégés par un mot de passe.
UN SUIVI PERSONNALISÉ :
Un travail en équipe permet la continuité dans le suivi de votre dossier.
UNE PROXIMITÉ :
Rapidement joignable et accessible, un spécialiste de la paie sera toujours présent pour vous répondre, avec une garantie de réponse à vos questions. Nous comprenons les demandes des TPE et PME.
La gestion de la paie de ses salariés est une des missions les plus complexes au sein d’une entreprise. Aujourd’hui, il existe de plus en plus de formalités et de réglementations à prendre en compte. Les entreprises doivent respecter les normes en droit du travail et de la Sécurité Sociale qui sont en constante évolution. Si vous n'avez ni connaissance ni compétence, un accompagnement par des experts spécialisés en la matière vous permettra d'être en conformité avec la législation sociale et les Conventions Collectives afin d'éviter sanctions et problèmes de trésorerie.
1) Qu'est ce que l'externalisation de la paie ?
Aujourd’hui, de plus en plus d'employeurs font le choix de l’externalisation de la paie. Les entreprises décident de confier la gestion des paies de leurs salariés à des experts au lieu de gérer le traitement en interne. Ils décident donc de faire appel à des prestataires extérieurs pour accomplir cette mission, pour diverses raisons : désir de se libérer du temps, manque de compétences en interne ou bien souvent, un mélange des deux, et recherche d’économie sur le coût et la maintenance du logiciel de paie-RH.
2) Qui est responsable en cas d'erreurs sur les bulletins de paie ?
Le transfert de responsabilité implique de savoir qui sera responsable en cas d'erreurs. Il est important de connaître et comprendre les enjeux en cas de contrôle URSSAF ou devant le Conseil des Prud’hommes en cas d'erreurs avérées lors du traitement des bulletins de paie de votre entreprise. Une erreur peut avoir des conséquences graves notamment au niveau de votre comptabilité et donc affecter votre trésorerie.
Attention, il faut savoir que votre entreprise demeure responsable des erreurs de paie si elles découlent d'une mauvaise transmission des éléments de votre part. Cela signifie que si l’erreur est en raison de mauvais montants (solde, primes...) ou d'un document erroné que vous auriez transmis, c’est votre responsabilité qui sera engagée face aux organismes de contrôle et pas celle de votre prestataire. C'est un point important dont il faut être conscient lorsque l'on externalise le traitement de ces opérations.
De ce fait, il est fortement recommandé d'avoir une bonne communication avec votre prestataire car vous serez l'interlocuteur privilégié. Il est aussi recommandé de bien enregistrer et vérifier l'exactitude de tous les documents et données transmis dans le cadre du traitement externalisé des bulletins de paie. Les salariés n’ont aucun contact avec le prestataire, c'est donc à vous entreprise de rester vigilant sur tous ces points.
3) Les avantages : pourquoi externaliser ?
Les employeurs peuvent décider entre recourir à une externalisation partielle ou totale de la paie selon leurs besoins et spécificités. Lorsqu’elle est mise en place, l’externalisation peut avoir de nombreuses avantages :
Les avantages :
● La Flexibilité : un processus de traitement de la paie simplifié, des interventions souples pour d‘éventuelles modifications de bulletins de paie, la réactivité de votre interlocuteur.
● La conformité de la paie : le suivi de votre convention collective ainsi que de vos accords d'entreprise et/ou usages.
● Un gain de temps : en externalisant, vous libérez des ressources en interne pour d'autres tâches importantes
● La confidentialité et la sécurité : tous les fichiers de paie et déclarations associées sont protégés par un mot de passe.
● Un suivi personnalisé : un travail en équipe permet la continuité dans le suivi de votre dossier.
● Une proximité : rapidement joignable et accessible un spécialiste de la paie sera toujours présent pour vous répondre, avec une garantie de réponse à vos questions. Nous comprenons les demandes des TPE et PME.
4) Comment se passe l'externalisation ?
Après avoir trouvé votre prestataire, vous allez devoir cadrer vos besoins et définir vos objectifs : externaliser la gestion de la paie reste une décision importante. Analyser vos objectifs permettra un meilleur traitement de votre demande, votre prestataire aura ainsi une meilleure idée du fonctionnement de votre entreprise et pourra donc vous proposer les meilleures solutions pour vous.
Une fois que le socle de collaboration est posé et les modalités de transmission de données et documents trouvés, votre prestataire pourra commencer sa mission de gestion. Il pourra, entre autres, s'occuper de :
● Saisir des embauches
● Saisir des éléments variables de paie
● Éditer tous les documents liés au solde de tout compte
● Gérer les attestations de salaires liées aux arrêts de travail (maladie, accident, maternité, paternité)
Mais, le prestataire doit également déclarer les différents informations et documents sociaux à l’Urssaf, les caisses de retraite et de prévoyance, la DGFIP et des autres organismes afin d’acquitter vos cotisations sociales.
Finalement, les entreprises qui s’occupent de gérer vos paies peuvent vous conseiller en matière de droit social, le sujet étant d’une réelle complexité et un vrai métier. Des services de gestion administrative du personnel peuvent vous être proposés en complément comme la gestion des procédures et documents en droit du travail : mise en place et le suivi des aides à l’embauche, la rédaction des contrats de travail et avenants...
N'oubliez pas, votre prestataire est votre partenaire dans cette opération, il est primordial de bien communiquer avec lui tout au long de la collaboration, pour assurer une bonne gestion.
5) A qui s'adresser ?
Adressez-vous à l'équipe de MyFormality ! Nos experts vous proposent de vous accompagner dans la gestion de la paie. Cela vous permettra de gagner du temps pour vous consacrer pleinement à votre cœur de métier et à votre entreprise. MyFormality vous propose :
● La réalisation des formalités liées à l'embauche : DPAE, affiliation des salariés aux caisses (hors CIBTP)
● La réalisation des bulletins de paie,
● Le calcul des charges sociales, URSSAF, caisse de retraite, prévoyance et mutuelle, ainsi que leur transfert auprès des organismes sociaux (DSN) attestation de salaire liées à tous les arrêts de travail
● L’édition de tous les documents relatifs aux ruptures de contrats de travail, tel que l’attestation pôle emploi, le certificat de travail et reçu pour solde de tout compte