Politique de protection des données à caractère personnel

Politique de confidentialité

V1.1 – Mars 2019 ©MyFormality

Bienvenue dans la politique générale de protection des données à caractère personnel de MyFormality SAS.

Le responsable de traitement est MyFormality SAS au capital de 600.000€ immatriculée en France au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 842 613 523, dont le siège social est situé 12, quai du Commerce, 69002 Lyon.

La protection de vos données personnelles est essentielle à nos yeux. Vous trouverez dans cette politique de confidentialité les informations relatives à la manière dont nous collectons et traitons ces données.

Qu'est-ce qu'un cookie et à quoi sert -il ?

Les cookies sont de petits fichiers texte placés sur votre appareil (ordinateur, tablette, etc.) par les sites Web que vous visitez. Ils sont largement utilisés pour faire fonctionner les sites Web, ou pour en améliorer le fonctionnement ainsi que pour fournir des informations aux éditeurs du site Web.

Chaque cookie se voit attribuer un identifiant anonyme. Le fichier cookie permet à son émetteur d'identifier l'appareil sur lequel il est enregistré pendant la durée de validité de celui-ci.

Les cookies sont utilisés sur les sites Web et applications de MyFormality pour différentes finalités, par exemple pour faciliter votre navigation, pour vous proposer des contenus et des publicités personnalisées ou encore pour produire des statistiques.

Pour voir la liste des cookies que nous pouvons utiliser et pour accepter ou pas leur utilisation, vous pouvez changer vos préférences à tout moment :

Gestion des cookies

Cookies techniques :

Ces cookies sont nécessaires à la transmission d'une communication sur un réseau de communications électroniques. Ce sont les seuls cookies qui ne peuvent pas être désactivés, car ils sont strictement nécessaires au fonctionnement du service.

Préférence de cookies:

Ces cookies sont utilisés pour mémoriser des informations afin que vous accédiez au service avec certaines caractéristiques qui peuvent différencier votre expérience de celle des autres utilisateurs.

Cookies statistiques / analytiques :

Ces cookies permettent de calculer les statistiques de visite du site Web et de détecter d'éventuels problèmes de navigation afin de surveiller et améliorer la qualité de nos services.

Pour la réalisation de ces différentes études, nous utilisons Google Analytics via Google Tag Manager et Yandex Metrica.

Pour en savoir plus, vous pouvez contacter notre DPO : virginie@myformality.com

Vous pouvez à tout moment déposer une plainte auprès de la CNIL si vous estimez que notre site ne respecte pas votre choix relatif aux cookies.

Article 1. CHAMP D’APPLICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

La présente politique de protection des données à caractère personnel s’applique à l’ensemble des traitements de données collectées via notre site Internet accessible à l’adresse https://www.MyFormality.com/.

On entend par Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»), ci-après « les Données ».

Article 2. DONNEES COLLECTÉES

De manière générale, vous pouvez visiter notre Site Internet sans qu’il soit nécessaire de nous communiquer de Données.

Toutefois, lorsque vous souhaitez prendre contact avec MyFormality SAS (https:/www.MyFormality.com/contact/), nous pouvons vous demander de fournir certaines Données. De la même manière, vous pouvez nous communiquer des Données en écrivant directement aux membres de nos équipes.

Avec votre consentement préalable, nous sommes ainsi susceptibles de collecter et de traiter tout ou partie des Données suivantes lorsque vous utilisez le formulaire de contact de notre site Internet :

Données relatives à votre identité (nom, prénom, adresse email) ;
Données relatives à votre vie personnelle et à votre vie professionnelle que vous choisirez de nous communiquer, notamment dans le cadre de candidatures ;
Toute Donnée que vous pourriez choisir de communiquer à MyFormality SAS.

Dans tous les cas, nous nous limitons à collecter et à traiter des Données pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires à l’accomplissement des finalités qui ont été préalablement déterminées.

Nous sommes également susceptibles d’utiliser des cookies qui correspondent à des petits fichiers de lettres et de chiffres téléchargés sur votre terminal lorsque vous accédez à notre site Internet (voir le paragraphe relatif aux cookies).

Article 3. FINALITÉS DES TRAITEMENTS OPÉRÉS PAR MYFORMALITY SAS ET BASE LÉGALE DES TRAITEMENTS

Les Données recueillies par MyFormality SAS sont utilisées pour :

Fournir à ses clients les renseignements qui lui sont nécessaires dans le cadre des services que le Site et les Professionnels avec lesquels l’Utilisateur a accès leur délivrent,
Informer l’Utilisateur sur l’actualité de la Société et de ses produits et services,
Etablir des statistiques à usage interne ou de déclarations administratives,
Se conformer aux obligations déclaratives légales, réglementaires et conventionnelles qui lui incombent,
Administrer, gérer et assurer sa défense face à des réclamations ou des actions légales,
Traiter et suivre les candidatures adressées via notre site Internet,
Répondre à vos demandes effectuées via le formulaire de contact,
De façon générale, communiquer avec vous, notamment lorsque vous nous contactez par quelque moyen que ce soit.

Les Données recueillies sont utilisées sur le fondement des bases légales suivantes :

Exécution du contrat

Il s’agit du fondement légal applicable lorsque les Données collectées sont nécessaires à la fourniture de ses services par MyFormality SAS.

Intérêt légitime

MyFormality SAS est également susceptible de collecter des Données à caractère personnel à des fins d’intérêt légitime, notamment lorsque le traitement a lieu dans le cadre d’une relation commerciale avec un client ou pour prévenir la fraude ou garantir la sécurité de notre réseau et des informations de nos systèmes informatiques. Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données sur ce fondement.

Consentement

Dans certaines circonstances, et notamment lorsque les bases légales mentionnées ci-avant ne sont pas applicables, nous sommes tenus d’obtenir votre consentement exprès au traitement de vos données. Vous pourrez retirer votre consentement à tout moment.

Article 4. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Les durées de conservation de vos Données dépendent des finalités de traitements pour lesquelles elles sont utilisées :

Traitement et suivi des candidatures : Nous nous engageons à supprimer vos données dans un délai maximum de 2 ans après notre dernier contact avec vous.
Communication, gestion de vos demandes de contact : Nous nous engageons à supprimer vos données dans un délai maximum de 3 ans après notre dernier contact avec vous.
Fourniture de Services : Nous nous engageons à supprimer vos données dans un délai maximum de 3 ans après notre dernier contact avec vous. Au-delà, les Données peuvent être archivées pour la période durant laquelle la responsabilité de MyFormality SAS peut être mise en cause.

Article 5. CATÉGORIES DE DESTINATAIRES DES DONNÉES COLLECTÉES

Les Données collectées sont à usage interne au sein de MyFormality SAS et strictement limité aux équipes les plus adéquates pour traiter la demande effectuée.

Nous pouvons toutefois partager les Données collectées avec nos prestataires techniques pour la réalisation des finalités décrites ci-avant, ou avec les professionnels avec lesquels vous êtes mis en relation via notre plateforme.

Nous exigeons de manière stricte de nos partenaires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection de Données et d’accorder une attention particulière à la confidentialité de ces Données.

Par application de la réglementation applicable, tout sous-traitant qui pourrait traiter des données personnelles pour le compte de MyFormality SAS s’engage ainsi en particulier à :

traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance,
traiter les données conformément aux instructions de MyFormality SAS,
garantir la confidentialité et la sécurité des Données.

MyFormality SAS peut par ailleurs divulguer/ transférer vos données personnelles à des tiers dans les circonstances particulières suivantes:

du fait de la loi, dans le cadre d’une procédure en justice, d’un litige et/ou d’une requête des autorités publiques de votre pays de résidence ou autre ;
si la divulgation est nécessaire à des fins de sécurité nationale, d’application de la loi ou autre sujet d’intérêt public ;
en cas de restructuration, de cession, de fusion ou de vente, au tiers concerné.

Article 6. TRANSFERTS DE DONNÉES

Dans l’hypothèse où vos Données seraient transférées hors de l’Union Européenne, nous nous assurons que :

les données personnelles sont transférées vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection équivalent ;
Les données personnelles sont transférées vers des entités certifiées au titre du Privacy Shield ;
Pour les données personnelles transférées en dehors des pays reconnus par la CNIL comme ayant un niveau de protection suffisant, il est fait recours à l’un des mécanismes assurant des garanties appropriées tel que prévu par la réglementation applicable, et en particulier l’adoption de clauses contractuelles types.

Article 7. DROITS de L’UTILISATEUR SUR LES DONNÉES COLLECTEES

a. Vos droits

Vous disposez de l’ensemble des droits suivants sur les Données que nous collectons :

Droit d’accéder à vos Données : Vous bénéficiez du droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, du droit d’obtenir l’accès auxdites données. Ce droit comprend également celui d’obtenir une copie des Données qui font l’objet d’un traitement.
Droit de demander la rectification de vos données si celles-ci sont erronées : Vous bénéficiez du droit de demander que vos Données soient rectifiées, mises à jour ou complétées lorsqu’elles s’avèrent inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.
Droit de demander l’effacement de vos Données : Vous bénéficiez du droit de demander l’effacement de vos Données uniquement pour les motifs prévus par la réglementation applicable et en particulier lorsque :
les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
vous retirez le consentement sur lequel est fondé le traitement, et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
vous considérez que vos Données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
vos Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.
Droit de limiter le traitement vous concernant : Vous bénéficiez du droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation de l’utilisation de vos données uniquement pour les motifs prévus par la réglementation applicable et en particulier lorsque :
vous contestez l’exactitude des Données vous concernant ;
vous considérez que le traitement est illicite et vous opposez à l’effacement de vos Données ;
les Données vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice bien que MYFORMALITY SAS n’en ait plus besoin.
Droit de vous opposer au traitement en retirant votre consentement (étant rappelé que ce retrait ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci)
Droit à bénéficier de la portabilité de vos données : Vous bénéficiez du droit de récupérer les données que vous avez fournies à MYFORMALITY SAS, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et du droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, par exemple pour pouvoir changer de fournisseur de service.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : Si vous considérez que MYFORMALITY SAS ne respecte pas ses obligations au regard de vos données personnelles, vous pouvez à tout moment adresser une plainte ou une demande auprès de l’autorité compétente. En France, l’autorité compétente est la CNIL à laquelle vous pouvez adresser une demande par voie électronique en cliquant sur le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/internet.

b. Modalités d’exercice des droits

Vous pouvez exercer les droits précités sur demande écrite et détaillée à l’adresse suivante : Privacy@myformality.com ou MyFormality SAS, 12, Quai du Commerce, 69009 Lyon.

En cas de doute sur votre identité, nous pourrons vous demander d’en rapporter la preuve, notamment par la production d’un scan de votre titre d’identité valide ou d’une photocopie signée de votre titre d’identité valide.

MyFormality SAS déterminera dans un délai d’un mois à compter de réception de la demande formulée si cette dernière est recevable ou non. Dans l’hypothèse où ladite demande est recevable, MyFormality SAS fournira les informations sollicitées ou mettra en œuvre les droits invoqués dans le délai précité.
Si, compte tenu de la complexité de la demande ou du nombre de demandes reçues, le délai précité ne peut être respecté, MyFormality SAS vous informera avant l’expiration de ce délai, du report d’un maximum de deux mois de sa décision.

MyFormality SAS vous informe que nous serons en droit, le cas échéant, de s’opposer aux demandes manifestement abusives (de par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique).

Dans l’hypothèse où MyFormality SAS ne donnerait pas suite à votre demande, nous vous informerons dans les délais précités des motifs de notre décision en vous rappelant votre possibilité de saisir la CNIL d’une réclamation.

Article 8. SÉCURITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES

Nous mettons en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires afin d’empêcher dans toute la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.

Dans l’éventualité où nous prendrions connaissance d’un accès illégal aux données personnelles vous concernant et correspondant à un traitement pour lequel nous sommes responsables, nous nous engageons à vous notifier l’incident dans les plus brefs délais si cela répond à une exigence légale.

Article 9. MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

La présente politique peut être mise à jour à tout moment, notamment en application des dispositions légales et/ou réglementaires et/ou des recommandations éventuelles de la CNIL. Nous vous invitons dès lors à consulter cette page de façon régulière.

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