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Les délais de conservation des documents

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Les délais de conservation des documents

 

Vous êtes entrepreneur et à ce titre, vous émettez et recevez de nombreux documents.

Vous vous interrogez : Quels documents garder, pourquoi, comment et pendant combien de temps ?

Les documents à garder peuvent être classés selon 4 catégories :

  • Documents concernant la société, si vous êtes en société
  • Documents commerciaux et civils
  • Documents relatifs au personnel
  • Les pièces comptables et justificatifs

Ils doivent être conservés pour plusieurs raisons :

  • La loi vous y oblige : la loi prévoit les délais de conservation des documents au travers des différents codes (commerce, civil, des impôts, du travail…) .Ces délais sont déterminés par la durée de prescription, c’est-à-dire la durée pendant laquelle une procédure judiciaire ou administrative ou un contrôle fiscal peut intervenir.
  • Ils seront également pour vous une source de preuve en cas de contentieux.

Le mode de conservation et la durée de conservation dépendent de la nature des documents.

Documents relatifs à la société si vous exercez en société

   
     

Statuts

5 ans après la radiation de la société du registre du commerce

Code Civil

Registre des PV des P.V. d’assemblée générale, registre des P.V.de conseil d’administration , registre des mouvements de titres

5 ans après la fin de leur utilisation

Code Civil

     

Comptes annuels ( bilan résultat, annexe…) documents établis en fin d’exercice

10 ans

Code de Commerce

     
     

Documents commerciaux et civils

   
     

Contrats commerciaux, correspondance commerciale

5 ans

Code de Commerce

Attention contrats conclus par voie électronique supérieur à 120€

10 ans à partir de la livraison ou de la prestation

Code de Commerce

Actes d’acquisition ou de cession de biens immobiliers

30 ans

Code Civil

     

Documents bancaires

5 ans

Code de Commerce

     
     

Documents relatifs à la gestion du personnel

   
     

Bulletins de paie double papier ou sous forme électronique

Contrats de travail, régime retraite,

Solde de tout compte

Déclaration accident du travail

5 ans

Code du Travail

     

Documents concernant les charges sociales et taxe sur les salaires

3 ans

Code de la sécurité sociale et livre des procédures fiscales

     

Documents comptables et pièces justificatives (1)

   
     

livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc.

10 ans après la date de clôture

Code de Commerce

Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.

   
     


(1) L’administration fiscale a un droit de communication, d’enquête et de contrôle : la durée de conservation de ces mêmes documents est de 6 ans selon le code des procédures fiscales
Précisons encore que ces délais peuvent être allongés en cas d’activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…mais également en cas de déficit fiscal.
Il faut également préciser que l’administration définit les modalités de conservation des documents comptables sous forme papier et sous forme électronique, modalités qui doivent impérativement être respectées.
Vous retiendrez qu’une attention particulière doit être apportée à la conservation de vos documents, il en va de vos intérêts.