Les délais de conservation des documents
Vous êtes entrepreneur et à ce titre, vous émettez et recevez de nombreux documents ?
Vous vous interrogez, quels sont les documents à conserver et combien de temps ? Pourquoi, comment ?
Les documents à garder peuvent être classés selon 5 catégories :
- Documents concernant la société, si vous êtes en société
- Documents commerciaux et civils
- Documents relatifs au personnel
- Les pièces comptables et justificatifs
- Documents fiscaux
L'entreprise à l'obligation de conserver les documents émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée définit. Le mode de conservation et la durée de conservation dépendent de la nature des documents. Toutefois, il reste possible d'archiver un document plus longtemps que le délai imposé, à condition qu'il ne concerne pas les données personnelles. Il est à noter que l'administration peut être amenée à effectuer un contrôle.
Ils doivent être conservés pour plusieurs raisons :
La loi vous y oblige : la loi prévoit les délais de conservation des documents en entreprise au travers des différents codes (commerce, civil, des impôts, du travail…). Ces délais sont déterminés par la durée de prescription, c’est-à-dire la durée pendant laquelle une procédure judiciaire ou administrative ou un contrôle fiscal peut intervenir.
Ils sont également une source de preuve en cas de contentieux. Une attention particulière doit être apportée à la conservation de vos documents, il en va de vos intérêts.
Documents relatifs à la société si vous exercez en société
Le délai est de 5 ans s'agissant :
- Statuts (5 ans après la radiation de la société du registre du commerce) ;
- Procès verbaux d'Assemblées générales, de délibérations du conseil d'administration (5 ans après la dissolution de la société), des mouvements de titres ;
Le délai est de 3 ans pour :
- Le rapport des commissaires au compte et le rapport du gérant (3 ans après la dissolution de la société) ;
- Les feuilles de présence à l'assemblée générale.
Il est de 10 ans après l'assemblée générale les approuvant pour le registre des comptes annuels.
Puis de 30 ans après la dissolution de la société pour le registre de présence au conseil d'administration.
Documents commerciaux et civils
La conservation doit être de 2 ans pour :
- La garantie concernant les services ou biens fournis au consommateur ;
- La police d'assurance (2 ans à partir de la résiliation du contrat).
Elle doit être de 3 ans pour : la déclaration en douane.
Les délais de conservation sont de 5 ans :
- En matière commerciale : contrats commerciaux, correspondance commerciale ;
- Document bancaire ;
- Document de transport de marchandises ;
- Dossier d'un avocat (5 ans à partir de la fin du mandat) ;
- Document concernant la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) : 5 ans à compter de la fin de la protection.
Le délai sera de 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation pour les contrats conclus par voie électronique supérieur à 120€.
Puis le délai s'élève à 30 ans pour les actes d’acquisition ou de cession de biens immobiliers.
Documents relatifs à la gestion du personnel
Les délais de conservation des documents rh (ressources humaines) sont de 5 ans pour :
- Le document concernant le contrat de travail, salaire, prime, indemnité, solde de tout compte, régime de retraite;
- Le bulletin de paie (sous forme électronique ou double papier) ;
- L'observation ou la mise en demeure de l'inspection du travail ;
- La vérification et contrôle du Comité Social et Économique (CSE) ;
- La déclaration d'un accident du travail auprès de la Caisse Primaire d'Assurance Maladie ;
- Le registre unique du personnel (dans cette hypothèse 5 ans à compter du départ du salarié).
Les délais sont de 3 ans pour :
- Les documents concernant les charges sociales et la taxe sur les salaires ;
- La comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait.
Le délai est de 1 an concernant la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
Documents comptables et pièces justificatives
Le délai est de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice pour :
- Le livre et le registre comptable : grand livre, livre journal, livre d'inventaire, etc ;
- La pièce justificative : telle qu'un bon de livraison ou de réception, un bon de commande, une facture client et fournisseur, etc.
Documents fiscaux
L’administration fiscale a un droit de communication, d’enquête et de contrôle : la durée de conservation de ces mêmes documents est de 6 ans selon le Code des procédures fiscales.
Précisons encore que ces délais peuvent être allongés en cas d’activité occulte, de fraude fiscale, de travail dissimulé, d'absence de déclaration, d'activité illicite… mais également en cas de déficit fiscal.
Il faut également préciser que l’administration définit les modalités de conservation des documents comptables sous forme papier et sous forme électronique, modalités qui doivent impérativement être respectées.
La durée de conservation est de 6 ans concernant :
- L'impôt sur le revenu ;
- Les Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), les Bénéfices Non Commerciaux (BNC), et les Bénéfices Agricoles (BA) en régime réel ;
- L'impôt sur les sociétés à responsabilité limitée ;
- L'impôt directs locaux (tels que la taxe foncière) ;
- La Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) et Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE) ;
- La taxe sur le chiffre d'affaires (telles que la TVA et taxes assimilées).