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LE RECOUVREMENT DE VOS FACTURES IMPAYÉES : LA FACTURATION

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LE RECOUVREMENT DE VOS FACTURES IMPAYÉES : LA FACTURATION 

SOMMAIRE

1. Au préalable : quelles sont les bonnes pratiques de facturation, d’encaissement et de suivi du règlement ?
2. Ajuster son cadre contractuel : quelles clauses prévoir dans le contrat ?
3. Connaître la situation administrative de son client : comment s’y prendre ?
4. La facturation : comment maîtriser le process ?
5. Les impayés de vos factures : comment assurer un suivi efficace du compte client ?
6. Organisation du recouvrement : quelle politique de gestion des impayés définir ?

 

Comment recouvrer les impayés de votre entreprise ? Comment récupérer les sommes que vous doivent vos clients ? Est-il normal que votre trésorerie soit autant affectée par le non-paiement de vos créances ?

Mise en demeure, injonction ou commandement de payer, action en référé, action au fond voire même saisie conservatoire : il existe une panoplie de voies d’action à la disposition des entreprises.

Mais optimiser le recouvrement de ses impayés, c’est d’abord s’interroger sur ses bonnes pratiques de facturation et sur ses process internes de recouvrement.

 

1. Au préalable : quelles sont les bonnes pratiques de facturation, d’encaissement et de suivi du règlement ?

 

Les parties sont libres de déterminer le contenu de leur contrat. Préalablement à tout conflit et alors qu’un litige n’est pas encore né, les parties peuvent aménager les conditions de règlement, les conditions de transfert de propriété, prévoir les sanctions applicables en cas de non-respect de ses obligations par l’une ou l’autre des parties, ou même de déterminer la juridiction qui sera chargée de les juger.

Vos contrats doivent être rédigés avec un soin particulier en les adaptant à votre activité et à vos besoins.

Vous devez également sécuriser vos relations d’affaires en vous assurant de la solvabilité de vos partenaires lors de la signature du contrat, puis pendant son exécution. 

 

2. Ajuster son cadre contractuel : quelles clauses prévoir dans le contrat ?

 

La clause pénale est la clause par laquelle une partie à un contrat s'engage à payer à son cocontractant une somme prévue de manière forfaitaire à titre de dommages et intérêts en cas d'inexécution de ses obligations.

Cette clause doit être claire et non équivoque. Elle permet :

  • Au créancier, de contraindre son débiteur d’exécuter son obligation sous peine de payer l’indemnité forfaitaire ;
  • Au débiteur, d’échapper à son obligation moyennant le paiement de l’indemnité forfaitaire.

Sauf cas de force majeure, le seul manquement du débiteur à son obligation suffit à la mise en œuvre de la clause pénale.

En cas de litige, le juge peut réviser le montant de la clause pénale lorsque son montant présente un caractère manifestement excessif ou dérisoire.

La clause résolutoire est la clause par laquelle les parties prévoient que le contrat sera résilié de plein droit, sans avoir à recourir au juge, en cas de manquement déterminé aux obligations du contrat par l’une des parties.

L’avantage d’une telle clause est que le créancier est dispensé de s’adresser à la justice, la résolution étant acquise si les conditions sont remplies, après envoi d’une mise en demeure.

La clause doit être rédigée avec précision pour pouvoir s’appliquer.

La clause attributive de compétence ou de juridiction est la clause par laquelle les commerçants sont admis à déroger aux règles légales de compétence territoriale et déterminent la juridiction chargée de les juger.

Pour que la clause soit valable, le contrat doit être passé entre commerçants, la clause doit être apparente et doit permettre de déterminer le tribunal choisi par les parties.

Une telle clause est interdite dans les contrats entre particuliers, ou dans les contrats entre commerçants et particuliers.

La clause de réserve de propriété est la clause par laquelle les parties à un contrat translatif de propriété conviennent que le transfert de propriété du bien sera retardé jusqu'au paiement de la somme convenue, et ce, alors même que l'acheteur est entré en possession du bien.

Cette clause joue le rôle d’une garantie de crédit particulièrement efficace contre le risque d’insolvabilité de l’acheteur, notamment dans le contexte de procédure collective ouverte contre lui. Pour être opposable aux tiers en cas d'ouverture d'une procédure collective, la clause doit avoir été convenue entre les parties dans un écrit établi au plus tard au moment de la livraison, par exemple dans les conditions générales de vente du vendeur ou dans un bon de commande.

Si l’acheteur ne paie pas à l'échéance, le vendeur impayé peut mettre en œuvre sa réserve de propriété en exerçant une action en revendication dans le délai de trois mois suivant la publication du jugement ouvrant la procédure collective contre l'acheteur.

Les clauses évoquées ci-dessus ne sont pas exhaustives. Elles peuvent être contenues dans des conditions générales de vente annexées au devis ou au bon de commande. 

Les conditions générales de vente ne sont pas obligatoires mais leur rédaction est vivement recommandée notamment pour répondre à l'obligation de les communiquer à tout acheteur de produits ou tout demandeur de prestations de services qui en fait la demande pour une activité professionnelle.

Elles constituent le socle unique de la négociation commerciale et comprennent obligatoirement les conditions de vente, le barème des prix unitaires, les réductions de prix, les conditions de règlement. Elles peuvent également contenir des clauses relatives aux conditions financières, aux difficultés de recouvrement ou à la prévention des litiges.

Les délais de paiement entre professionnels sont réglementés par l’article L. 441-6 du Code de Commerce. Sauf dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, les sommes dues doivent être réglées le trentième jour suivant la date de réception de la marchandise ou d'exécution de la prestation demandée. Les parties peuvent convenir d'un délai supérieur, tout en respectant le plafond fixé par la loi.

Les conditions générales de vente ne sont opposables à l’acheteur que s’il les a connues et acceptées, au plus tard lors de la formation du contrat. Elles font alors partie intégrante de l'accord des parties.

 

3. Connaître la situation administrative de son client : comment s’y prendre ?

 

Anticiper le risque d’impayés, c’est aussi apprécier la capacité de son partenaire économique (client, sous-traitant, fournisseur, etc) à s’acquitter de ses obligations. Il est de votre intérêt d'obtenir le maximum de renseignements sur son identité, son adresse, sa structure juridique, le nom de son responsable et sur sa solvabilité.

Le papier à lettres, les bons de commande, les factures, la consultation du Registre du Commerce et des sociétés ou du Répertoire des Métiers permettent de recueillir les premiers éléments d’identification de votre partenaire.

Outre le Registre du commerce et des sociétés, divers registres sont tenus au greffe du tribunal de commerce : registres des protêts, des nantissements, du privilège du Trésor, du privilège de la sécurité sociale, des contrats de crédit-bail mobilier, copie des bilans. Les demandes faites auprès de la Conservation des hypothèques permettent de se renseigner sur les immeubles appartenant à son client.

Le “Know your customer” (KYC) est le processus qui vise à vérifier l’identité des clients, des fournisseurs et des partenaires d’une entreprise afin de s’assurer de leur intégrité et de vérifier leur conformité aux réglementations en vigueur. La mise en place d’une démarche KYC permet de répondre notamment à l’obligation de vigilance en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.

Un logiciel CRM (Custumer Relationship Management) ou logiciel de gestion de la relation client est un outil particulièrement utile dans une démarche KYC.

La surveillance d’une entreprise peut être mise en œuvre auprès d’Infogreffe (www.infogreffe.fr), sur abonnement, afin de suivre tous les évènements administratifs et financiers d’une entreprise.

La surveillance peut porter sur les modifications au RCS, le dépôt des comptes annuels, les actes de société déposés au greffe, les procédures collectives, les mises à jour d’état d’endettement. L’abonné reçoit une alerte lorsque l’un de ces éléments survient.

Cette surveillance permet de vérifier la santé financière de ses partenaires, clients ou fournisseurs, en s’assurant notamment de leur solvabilité.

La santé financière d’une entreprise doit également être appréciée en interne, notamment par votre service comptable, dès les premiers retards de paiement, afin d’anticiper tout impact éventuel sur votre activité. Les retards de paiement révèlent souvent des difficultés financières et une surveillance particulière doit être mise en place sur votre partenaire afin d’être averti le cas échéant de l’ouverture d’une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Les principales décisions rendues en matière de procédure collective (ouverture, plan, clôture, sanction, renouvellement de période d'observation, etc.) sont mentionnées d'office par le greffe au RCS.

L’ouverture d’une procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) entraine l’arrêt des poursuites individuelles des créanciers et des mesures d’exécution qu’ils ont pu entreprendre. Il n’est donc pas possible d’agir en justice contre le débiteur pour obtenir sa condamnation au paiement d’une somme d’argent, ou bien d’effectuer une saisie sur ses comptes bancaires. 

Les créanciers dont la créance est née avant l’ouverture de la procédure doivent déclarer leur créance au passif entre les mains du mandataire judiciaire désigné par le tribunal.

 

4. La facturation : comment maîtriser le process ?

 

Un template de facture doit être établi avec attention. Les factures doivent faire figurer certaines mentions obligatoires énumérées à l’article L. 441-3 du Code de Commerce, dont notamment :

  • Nom et adresse des parties,
  • Date de la vente ou de la prestation de service,
  • Quantité et dénomination précise des produits ou services,
  • Prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties,
  • Date d'échéance du règlement et pénalités en cas de retard,
  • L’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (art. L. 441-6 C. Com.),
  • Les éléments d’identification de l’entreprise.

Si le client est d'accord, la facture peut être émise par voie électronique. L’autorisation doit être clairement formalisée. Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

Pour être valide, la facture électronique doit satisfaire certaines conditions : l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées, de son émission à la fin de sa période de conservation.

 

5. Les impayés de vos factures : comment assurer un suivi efficace du compte client ?

 

Afin de gérer efficacement les retards de paiement ou les impayés, les relances de vos clients doivent être réalisées sans délai grâce à un tableau de bord de suivi des paiements clients.

Les systèmes comptables traditionnels et désormais surtout l'informatique sont des instruments de travail efficaces. Ils permettent de facturer et de relancer rapidement les clients et d'éviter l'accumulation de créances impayées.

Ce suivi peut être assuré simplement grâce à un tableau Excel permettant de saisir les factures en attente de règlement ainsi que les différentes actions menées. Ce tableau doit permettre de connaître les dates d’échéances, les acomptes reçus, le montant restant dû, les retards de paiements, etc.

Les logiciels comptables permettent également d’assurer le suivi des paiements clients.

 

6. Organisation du recouvrement : quelle politique de gestion des impayés définir ?

 

Les retards de paiements et les impayés nécessitent de mettre en place des procédures de relance rapides et efficaces afin de limiter les impacts sur la trésorerie de l’entreprise.

Une relance simple par courrier postal ou par courrier électronique doit être adressée au client à défaut de règlement à l’échéance.

À défaut de réaction du client, il convient de le mettre en demeure afin de procéder au règlement des sommes dues par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Le créancier doit laisser au débiteur un délai raisonnable pour s’exécuter, en général 8 jours, et lui indiquer que passé ce délai, il agira en justice. 

La mise en demeure de payer une obligation de somme d'argent fait courir l'intérêt moratoire au taux légal, sans que le créancier justifie d'un préjudice (art. 1344-1 code civil).

Si le débiteur refuse de s’exécuter ou ne répond pas au courrier de mise en demeure, les poursuites judiciaires peuvent être engagées aux fins de condamnation du débiteur à payer les sommes restées impayées, les intérêts de retard et le cas échéant la clause pénale prévue au contrat.