L'approbation des comptes de votre entreprise
À chaque fin d'année ou à une période annuelle donnée, la société doit établir des documents comptables, qu'on appelle l'exercice comptable ou social de la société. En d'autres termes, l'entreprise fait ses comptes annuels.
Ceux-ci doivent être approuvés par les associés ou les actionnaires de la société réunis en assemblée (AG), dans les 6 mois suivant la clôture des comptes. Ils sont ensuite transmis au Tribunal de commerce compétent, qui se chargera de les publier au BODACC, le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales.
En pratique, il est recommandé de faire appel à un expert pour établir l'ensemble des documents comptables. Vous avez besoin d'aide ? Les experts de MyFormality peuvent vous accompagner dans vos démarches et dans l'ensemble de la procédure.
.svg)
L'approbation des comptes consiste à vérifier les comptes annuels et les soumettre aux associés ou actionnaires pour décision. Cette décision doit être prise conformément aux règles et réglementations en vigueur. Avant cette étape, certaines étapes préalables sont nécessaires, comme l'établissement des comptes annuels et leur mise à disposition des actionnaires. Le respect du budget est également important lors de cette étape.
Quelles sont les sociétés concernées ?
L’approbation des comptes est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales et donne lieu à la rédaction d'un procès verbal. Seules les sociétés civiles, type société civile immobilière (SCI), sont exclues de cette obligation. Sont notamment soumises à l’obligation d’approbation des comptes :
- Les sociétés de personnes : sociétés en nom collectif (SNC), sociétés en commandite simple (SCS), sociétés à responsabilité limitée (SARL), etc. ;
- Les sociétés par actions : sociétés anonymes (SA), sociétés par actions simplifiée (SAS), sociétés en commandite par actions (SCA), etc. ;
- Les sociétés européennes (SE).
Les sociétés coopératives agricoles (SCA) doivent également approuver leurs comptes lorsque qu’à la clôture de l’exercice annuel, elles excèdent deux des trois seuils suivants :
- 534 000 euros de chiffre d’affaires ;
- 267 000 euros de total du bilan ;
- 10 salariés ou plus en contrat à durée indéterminée.
L'objectif d'établissement des documents comptables est de garantir la transparence économique.
Quel est le contenu des comptes annuels ?
Les comptes annuels doivent comprendre à minima :
- Le bilan comptable, lié au patrimoine de la société
- Le compte de résultat, qui permet d'appréhender les excédents ou déficits de la société
- Les annexes comptables
Le contenu de chacun de ces documents comptables est précisé par l’article L. 123-13 du Code de commerce.
Que contient le bilan comptable ?
Le bilan comptable comprend :
- Les postes d’actif : immobilisations, stocks, créances, trésorerie, etc. ;
- Les postes de passif : capitaux propres, dettes financières, dettes fournisseurs, fiscales, sociales, etc.
Aucune compensation entre ces postes ne peut être réalisée.
Les micro-entreprises et les PME établissent un bilan simplifié.
Que contient le compte de résultat ?
Le compte de résultat recense sous forme de liste ou de tableau les produits (chiffre d’affaires principalement) et les charges (achats de marchandises, frais généraux, dépenses de personnel, etc.) d’une entreprise durant un exercice, peu importeleur date d'encaissement ou de paiement.
La différence entre les charges de l’entreprise et ses produits constitue le résultat net de l’exercice, qui peut être bénéficiaire ou déficitaire. Encore une fois, il ne peut être procédé à aucune compensation entre ces postes.
Un compte de résultat prévisionnel doit être établi par les grandes entreprises, c’est-à-dire celles employant plus de 350 salariés et réalisant plus de 18 000 000 euros de chiffre d’affaires.
Que contient l’annexe ?
L'annexe complète et commente l'information donnée par le bilan et le compte de résultat. Elle comprend des informations obligatoires et des informations d’importance significative (sur le résultat de l’entreprise ou sa situation financière).
Les formalités de l'approbation des comptes annuels
A la suite de la clôture de l'exercice, le dirigeant de la société a 6 mois pour convoquer les associés à une assemblée générale pour l'approbation des comptes annuels. Pour cela, il faudra :
- Etablir un inventaire, un rapport de gestion et les comptes annuels et les faire parvenir aux associés au moins 15 jours avant la tenue de l'assemblée
- Faire parvenir une convocation aux différents associés à l'assemblée générale
- Que les associés prennent connaissance des comptes annuels
- Que l'assemblée générale ait lieu afin de débattre sur les sujets comptables
- Faire rédiger le procès verbal d'assemblée générale, dit PV d'AG
- Déposer les documents comptables auprès du greffe du Tribunal de commerce
Comptes consolidés : quelles sont les sociétés assujetties ?
Les comptes consolidés sont une méthode comptable que doivent pratiquer les groupes de sociétés, c’est-à-dire une société mère détenant plusieurs filiales. Ils agrègent les comptes de l’ensemble des sociétés du groupe, afin de rendre une image plus fidèle de sa situation financière.
Les comptes consolidés sont publiés à la clôture de chaque exercice comptable du groupe. Ils comprennent :
- Un bilan comptable ;
- Un compte de résultats consolidés ;
- Une annexe.
Les entreprises incluses dans le périmètre de consolidation sont tenues de faire parvenir les informations nécessaires à l'établissement des comptes consolidés, à la société consolidante.
Sont dispensés d’établir des comptes consolidés :
- Les SAS et SARL
- Les entreprises elles-mêmes contrôlées par une autre entreprise établissant des comptes consolidés, si cette dernière inclut l’entreprise contrôlée dans ses comptes consolidés, si l’entreprise contrôlée n’est pas cotée en bourse, et si l’accord d’au moins 1/10 des actionnaires du capital de l’entreprise contrôlée est obtenu ;
- Les groupes d’entreprises qui ne dépassent pas pendant deux exercices consécutifs deux des trois seuils suivants : 24 000 000 euros de total du bilan, 48 000 000 euros de chiffre d’affaires, 250 salariés ;
- Les groupes d’entreprises pour lesquels l’ensemble des filiales ne représentent qu’« un intérêt négligeable ».
Pour les sociétés dont cette formalité est obligatoire, il faut effectuer le dépôt des comptes consolidés auprès du greffe, ainsi que déposer le rapport de gestion du groupe et de celui des commissaires aux comptes.
Dans quels délais doivent être approuvés les comptes annuels ?
La date de clôture de l’exercice comptable correspond à l’arrêt des comptes annuels. À compter de cette date, souvent le 1er janvier, mais pas nécessairement, l’assemblée générale de la société dispose d’un délai de 6 mois pour approuver les comptes. L’assemblée est réunie par les organes exécutifs de la société, par son gérant ou sur demande des associés ou actionnaires. Ensuite, la société aura un délai d’un mois à compter de la tenue de l'Assemblée générale d'approbation des comptes pour déposer les comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce. Dans le cas où les comptes annuels sont déposés en ligne, le délai sera rallongé de deux mois.
Le délai de 6 mois s’applique pour les sociétés suivantes :
- SCN (sociétés en nom collectif) ;
- SCS (sociétés en commandite simple) ;
- SE (sociétés européennes) ;
- SCA (sociétés en commandite par actions) ;
- SAS (sociétés par actions simplifiée) ;
- SCA (sociétés de coopérative agricole), à l’exception des unions de coopératives, qui bénéficient d’un délai de 9 mois ;
- SARL (sociétés à responsabilité limitée) et EURL (entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée) ;
- SEL (sociétés d’exercice libéral).
Depuis la loi Dutreil II, le gérant et associé unique d’EURL n’a plus l’obligation de procéder à l'approbation des comptes de son entreprise. Le dépôt des comptes annuels, de l’inventaire et du rapport de gestion au registre du commerce et des sociétés dans les 6 mois suivants la clôture de son exercice suffit.
Les associés de SARL, s’ils ne parviennent pas à se réunir dans le délai imparti pour approuver les comptes, peuvent demander un délai supplémentaire au Tribunal de commerce compétent. Si les comptes n’ont pas été approuvés en assemblée générale dans le délai de 6 mois, le ministère public ou toute autre personne y ayant un intérêt (les associés ou actionnaires de la société) peut demander au tribunal compétent qu’il ordonne la tenue d’une assemblée chargée d’approuver les comptes.
Le dépot des documents comptables au greffe du Tribunal de commerce
Le dépot
Dans le mois suivant l’approbation des comptes, les associés ou actionnaires sont tenus de déposer les comptes au greffe du Tribunal de commerce (ou au Tribunal judiciaire pour les sociétés dont le siège social est situé en Alsace-Moselle). Ils bénéficient d’un mois supplémentaire si les comptes sont déposés électroniquement.
Le dépôt peut se faire soit en papier auprès du greffe, soit de manière dématérialisée sur leur site internet.
Une fois les documents déposés, le greffe publie les comptes au BODACC, le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales.
La confidentialité du dépôt des comptes
Concernant la confidentialité du dépôt des comptes, certaines sociétés peuvent demander que leurs comptes ne soient pas rendus public. Pour se faire, les sociétés doivent se munir d'une déclaration de confidentialité. Cependant, il ne faut pas confondre dépôt au greffe et confidentialité des documents. Même si une demande de confidentialité est faite, il faut tout de même procéder au dépôt des docuements auprès du greffe.
- Les TPE. Les conditions sont que certains seuils ne doivent pas être dépassés : 350 000 euros de bilan et 700 000 euros de chiffre d'affaires net et que l'entreprise n'emploie pas plus de 10 salariés. Deux des trois seuils ne doivent pas être dépassés pour que leurs comptes soient confidentiels.
- Les PME et PE. Les seuils à ne pas dépasser sont 6 millions d'euros de bilan, 12 millions de CA et 50 salariés pour les PE et 20 millions d'euros de bilan, 40 millions de CA et 250 salariés pour les PME.
Certaines sociétés sont exclues de ce droit à la confidentialité, en raison de leur acitivité : les sociétés de financement, d'assurance, gérant des titres de valeurs mobilières...