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Comptabilisation charges locatives SCI

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La comptabilisation des charges locatives pour une SCI est une opération comptable à réaliser obligatoirement au sein d’une SCI. Cette tâche peut être fastidieuse et complexe à réaliser selon la nature des charges locatives à inscrire sur les différents documents comptables. Pour ne commettre aucune erreur sur le montant à inscrire et sur le numéro du compte du plan comptable dans lequel inscrire les charges locatives, le recours à un expert-comptable est vivement conseillé.

MyFormality comprend au sein de son équipe des experts-comptables prêts à vous conseiller et à vous accompagner dans la comptabilisation de vos charges locatives.

Qu’est-ce qu’une charge locative ?

La constitution d’une SCI a généralement pour but de générer des revenus locatifs. Ces revenus locatifs proviennent de la location de biens immobiliers détenus par la SCI. Outre les bénéfices réalisés par la SCI grâce à l’encaissement des loyers versés par les locataires de ces biens immobiliers, cette dernière doit également veiller au bon entretien et la gestion de ces biens immobiliers. De là, plusieurs charges mensuelles ou annuelles doivent être payées pour la gestion d’un bien immobilier. Certaines de ces charges doivent être payées par le locataire lorsqu’un bien est loué. On parle dès lors de charges locatives.

Les charges locatives qui sont généralement payées par le locataire sont celles inhérentes au paiement :

  • de l’électricité, de l’eau et du chauffage ;
  • d’un employé de l’immeuble en charge de l’entretien des parties communes dont jouit le locataire ;
  • des charges d’entretien dans la mesure où il ne s’agit pas de dépenses liées à des dégradations faites par autrui par manque de sécurité ou de vigilance par les propriétaires (ex. : graffitis) ;
  • des frais d’entretien d’un jardin privatif attaché au logement loué ;
  • des frais de petites réparations concernant des équipements de chauffage, de distribution de l’eau ou d’électricité dans le logement.

D’autres charges peuvent être payées pour une partie par le locataire et pour l’autre partie par le propriétaire. Par exemple, les charges généralement partagées entre le locataire et le propriétaire concernent :

  • l’entretien des espaces verts et des jardins communs à une copropriété où les charges courantes sont en général payées par le locataire et les frais d’élagage pour le propriétaire ;
  • les frais du personnel en charge de l’entretien des parties communes comme le concierge ou bien encore le gardien ;
  • les frais d’entretien d’un ascenseur ;
  • les frais d’entretien ou d’installation d’un interphone ou d’une antenne de télévision ;
  • la taxe d’ordures ménagères où seule la partie de la taxe correspondant à l’enlèvement et au balayage des ordures ménagères peut être refacturée au locataire.

À noter qu’un certain nombre de charges ne peuvent être refacturées au locataire et doivent être payées par le propriétaire du logement. Il s’agit notamment :

  • des frais inhérents à une remise en état du logement ou des parties communes de la copropriété suite à une dégradation volontaire due à un manque de sécurité et de vigilance dans la copropriété ;
  • des frais d’installation d’équipements concernant l’électricité, l’eau ou bien encore le chauffage (ex. : compteur d’eau, compteur électrique, chauffe-eau, chaudière, etc.) ;
  • des frais d’installation d’équipements dans les parties communes.

Bon à savoir : la SCI peut déduire les charges de ses revenus imposables.

Comment réaliser la comptabilisation des charges locatives SCI ?

Le montant total des charges locatives ne peut être connu à l’avance. Selon les frais d’entretien votés par le syndicat de copropriété, la consommation en eau, en électricité, etc., la SCI réalisera un décompte définitif des charges locatives une fois par an.

Cependant, le paiement de ces différentes charges locatives ne peut attendre le décompte définitif réalisé une fois par an. Par conséquent, le locataire pourra être amené à payer en avance un certain montant de ses charges locatives durant l’année. Ce montant sera défini selon une estimation des charges locatives des années précédentes.

Le paiement de ses charges locatives par le locataire peut donc être assimilé au paiement d’acomptes au profit de la SCI. On parle également de provisions sur charges en comptabilisation des charges locatives pour une SCI. Bien évidement, une fois l’année achevée, la SCI devra procéder si besoin à une régularisation pouvant amener à un trop-versé à rembourser au locataire ou au contraire à un reliquat à payer.

Quelle que soit l’issue de cette régularisation, la SCI doit nécessairement tenir une comptabilité des différentes charges locatives payées par le locataire. Il en va de même pour les charges payées par la SCI afin de pouvoir justifier auprès de l’administration fiscale d’une déduction d’une partie de ses charges sur le revenu imposable.

Pour réaliser une comptabilisation des charges locatives, il convient de les répartir selon leur nature. Pour cela, il convient d’utiliser des comptes numérotés qui correspondent chacun à un poste de dépense au titre d’un bien immobilier détenu par la SCI. Les numéros des comptes en question peuvent être retrouvés dans le plan comptable SCI.

Quand faire une refacturation des charges au locataire ?

Lorsque la SCI fait le décompte annuel des charges locatives, cette dernière est amenée à réaliser la comptabilisation de la refacturation à ses locataires. Comment comptabiliser la refacturation ?

Pour se faire, la SCI peut tenir à la fois une comptabilité d’engagement et une comptabilité de trésorerie. L’inscription en écritures comptables des charges locatives va différer selon si elle est réalisée sur la comptabilité d’engagement ou sur la comptabilité de trésorerie.

Sur la comptabilité d’engagement, la SCI pourra inscrire les charges locatives sur un compte client au nom du locataire.

Sur la comptabilité de trésorerie, la SCI devra inscrire uniquement les sommes qu’elle a encaissées provenant du locataire au titre du paiement des charges locatives.

La comptabilisation des avances sur charges : comment procéder ?

La SCI peut choisir de procéder au versement de provisions sur les charges locatives par le locataire ou d’établir une facture définitive des dépenses engendrées par la SCI qui doivent être remboursées par le locataire.

Dans le cas où la SCI privilégie le versement de provisions, celle-ci doit évaluer le montant de ces provisions en se référant au montant des charges locatives de l’année précédente et éventuellement à N-2. Une fois par an, la SCI devra établir une facture de régularisation à destination du locataire ayant procédé aux versements de ces acomptes. Si le locataire a versé un montant total inférieur à la facture définitive, la SCI devra réaliser un complément de facturation à adresser au locataire.

Si le locataire a — a contrario — versé un montant total d’acomptes supérieur à la facture définitive, la SCI devra lui reverser le trop-perçu.

Pourquoi faire appel à un expert-comptable ?

Au-delà de la présentation générale et quelque peu simpliste de la comptabilisation des charges locatives, il existe également de nombreuses règles comptables spécifiques selon la nature de la charge locative.

Ainsi, le recours à un expert-comptable s’avère bien souvent essentiel afin de ne pas commettre d’erreur sur les montants à inscrire dans chaque numéro de compte du plan comptable, sur les charges locatives à répartir entre le locataire et la SCI, sur les charges déductibles, etc.

Avec MyFormality, vous pouvez bénéficier des conseils avisés de notre équipe d’experts-comptables afin de réaliser sereinement la comptabilisation des charges locatives de votre SCI.