La réforme sur la facture électronique
A partir de 2024 et jusqu'à 2026, le gouvernement français a prévu de nouvelles obligations au sujet de la facturation électronique afin de lutter contre la fraude à la TVA. C’est l’ordonnance 201-1190 du 15 septembre 2021 qui vient instaurer cette généralisation. Depuis 2021, l'obligation d'utilisation de la facture électronique est imposée dans les entreprises publiques. Dès 2024, cette obligation va s'étendre à toutes les relations BtoB des entreprises privées. L'obligation de facturation électronique se fera de manière progressive en fonction de la taille de l'entreprise :
- À compter du 1er juillet 2024, la règle sera appliquée à tous les assujettis lors de la réception de biens et de services de grandes entreprises.
- À compter du 1er janvier 2025, cela s’appliquera aux ETI (Entreprises à taille intermédiaire).
- À compter du 1er janvier 2026, les petites, moyennes et microentreprises seront touchées.
Les entreprises pourront recourir :
- Soit à une plateforme de dématérialisation partenaire
- Soit à au portail public de dématérialisation : celui-ci tiendra compte de la maturité numérique de l'entreprise pour évaluer le socle de services à proposer. Les coûts seront différents en fonction de la taille de l'entreprise également.
La facturation électronique est un véritable levier vers la transition numérique des entreprises. MyFormality vous accompagne dans cette transition en vous proposant une formation de facturation électronique.
Qu'est ce que la facture électronique ?
Il s'agit d'une facture émise, transmie et reçue sous forme électronique. Cette facture doit comporter un socle minimum de données structurées. Elle doit contenir les mêmes informations obligatoires qu'une facture papier.
A ne pas confondre avec une facture dématérialisée, qui est une facture papier étant numérisée, envoyée et réceptionnée par voie électronique.
Le format spécifique de la facture électronique est cependant très sécurisé, car une personne ne peut pas modifier les éléments de la facture après son envoi et sa signature. Les technologies utilisées garantissent l'intégrité et l'authenticité de la facture.
Il existe plusieurs types de factures électroniques :
- Les factures "structurées". Les acteurs conviennent d'une structure afin de faciliter les échanges de données informatisées.
- Les factures "non structurées". Il s'agit de factures qui ont la même présentation que les factures papier, mais sous format numérique : facture PDF, HTML, JPEG. Elles sont transmises par mail ou sur des portails de dématérialisation. Le client doit cependant extraire les données.
- Les factures dites "hybrides". C'est un mélange des deux factures vues ci-dessus. Il s'agit d'un document PDF accompagné d'un fichier numérique contenant les données essentielles au format structuré.
Il est également possible de numériser directement des factures papier afin de les traiter de manière dématérialisée. Cependant, il ne s'agira pas d'une facture répondant aux exigences légales associées à la facturation électronique.
Comme nous l'avons vu précédemment, la facture électronique était obligatoire pour les échanges avec l'Etat ou les collectivités publiques. A partir de 2024, la facturation électronique sera généralisée à l'ensemble des relations entre professionnels, dans le domaine public ou privé. Tous les secteurs d'activité et les tailles d'entreprises seront concernées.
Cependant, les conditions devant être remplies sont les suivantes :
- L'entreprise réalise des opérations BtoB avec d'autres entreprises. Seules les opérations BtoC ne sont pas encore concernées par la réglementation.
- Les opérations BtoB doivent être réalisées sur le territoire national
- L'entreprise en question doit être assujettie à la TVA
Les avantages de la facture électronique
L'obligation de facturation électronique présente divers avantages pour les entreprises (TPE/PME). Parmi ceux-ci figurent :
- Le renforcement de leur compétitivité, dû à l'allègement des charges administratives ainsi que les gains de productivité grâce à la dématérialisation des données. La facturation électronique est un procédé qui facilite les délais de paiement. L'automatisation des processus permet également d'éviter les erreurs et les étapes manuelles.
- La simplification des démarches et du processus comptable. C'est le cas notamment pour les déclarations en matière de TVA qui sont préremplies.
- Un accès simplifié de manière numérique sur des bases de données sécurisées, plutôt que de stocker les factures papier dans des locaux. Cela entraine un meilleur traçage et archivage des données, qui sont accessibles avec une connexion au réseau.
- Le renforcement de la lutte contre les fraudes et l'utilisation de technologies permettant de sécuriser les données
- L'amélioration du suivi des activités de l'entreprise en temps réel.
- La réduction des coûts liés à l'encre, au papier, aux impressions et aux envois.
- L'amélioration des échanges entre les parties participant aux transactions commerciales.
- Une mise en conformité avec la réglementation et une préparation aux obligations futures.
- L'intérêt écologique. Même si l'envoi de mails et le téléchargement des documents rejettent des émissions de dioxyde de carbone, la production d'une unique feuille de papier nécessite des litres d'eau. Ainsi, la facturation électronique est reconnue comme étant une alternative plus écologique.
La mise en place de la facturation électronique permettra également à l'administration fiscale de constituer une preuve de la collecte de TVA lors des opérations commerciales entre les fournisseurs et les clients.
La mise en place de la facturation électronique permet alors d'améliorer le quotidien des entreprises.
Comment faire une facture électronique ?
Plusieurs questions peuvent légitimement se poser lors de la mise en place de cette obligation. Comment fonctionne la facturation électronique ? Quels logiciels peuvent être utilisés pour générer une facture électronique ?
Dans une volonté de numérisation et d'automatisation des données, le DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) a prévu deux solutions pour les opérations entre l'entreprise et le fournisseur.
Le Portail Public de Facturation
Il s'agit de la plateforme nationale. Celle-ci va permettre de :
- Délivrer la facture électronique au client en question
- D'assurer la communication des données issues de la facture électronique à l'Administration fiscale
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires
Des logiciels sont de véritables outils permettant de produire des factures tout en assurant la conformité du format de données. Ces logiciels sont connectés à des plateformes de dématérialisation partenaires qui vont permettre de router les factures vers les destinataires. Ces plateformes sont immatriculées par la Direction Générale des Finances Publiques et conformes au cahier des charges prévu en la matière.
Le destinataire de la facture recevra alors ses factures par un de ces deux outils à partir de 2024.
Les mentions obligatoires
Dans une facture, certaines mentions doivent nécessairement apparaitre :
- La date de la facture
- La nature de la prestation effectuée (vente, prestation de service)
- La date de réalisation de la vente ou de la prestation de service
- Le numéro de facture
- Le numéro de commande
- L'identité du vendeur/prestataire de service
- L'identité de l'acheteur/consommateur
- Le numéro d'identification à la TVA
- La désignation du produit ou service (détails des articles achetés ou du service)
- Le prix à payer hors taxe
- Le prix total avec le taux de TVA applicable
- Les informations sur la paiement (unique, échelonné, date et délai de paiement...)
- L'adresse de facturation
- Le numéro SIREN de l'acheteur
- La durée de garantie légale de conformité pour certain bien figurant dans un décret n° 2021-609 du 18 mai 2021
Si une facture électronique contient toutes ces mentions, alors elle sera conforme.
Quels critères doit remplir une facture électronique pour être conforme ?
Un document électronique a la même valeur qu'un document en version papier, depuis la loi du 13 mars 2000. En d'autres termes, ils seront chacun une preuve juridique valable en cas de litige.
Afin qu'une facture électronique puisse bénéficier de cette valeur probante aux yeux et être conforme à la réglementation en vigueur, celle-ci doit respecter le principe :
- D'intégrité : le document ne peut pas être modifié une fois qu'il a été validé puis envoyé.
- De lisibilité : la facture doit pouvoir être accessible et lisible par tous les systèmes et par l'humain.
- D'authenticité : les données contenus dans la facture ainsi que l'identité de l'émetteur doivent être certifiées.
La sécurité offerte par les systèmes de gestion des paiements en ligne
Comment assurer que toutes vos données financières restent confidentielles avec un système de gestion
automatisée ?
La dématérialisation des documents suscitent diverses interrogations relatives à la confidentialité des données, l'authenticité (origine) et l'intégrité des documents envoyés, ou encore l'authentification des utilisateurs. L'ensemble de ces problématiques doivent être prises en considération afin d'assurer un niveau de sécurité maximal des données.
Il existe plusieurs façon de garantir cette sécurité au sein d'une entreprise :
Le chiffrement par le biais de clés asymétriques
Il s'agit de l'association de deux différentes clés de codage, une publique et une privée. La clé publique code le message, et la clé privée le décode.
Le chiffrement par le biais de clés asymétriques est une technologie qui permet d'assurer la sécurité des données sensibles et confidentielles contenues dans les factures électroniques. Les paires publique/privée uniques assurent l'authentification et la confidentialité des documents liés à cette transaction financière, offrant ainsi une protection supplémentaire pour empêcher tout accès non autorisé aux informations stockées sur ce document commercial. De plus, le cryptage avec des clefs asymétriques ne nécessite pas de connaissances techniques compliquées pour que sa diffusion massive soit possible au sein des entreprises ou organisations concernant les transactions financières via facturation électronique. L'utilisation conjointe du chiffrement à clé asymétrique permet également de vérifier l'intégrité du document sans risquer qu'il subisse toute modification non autorisée durant son traitement. Ainsi, le cryptage par clés asymétriques est devenu une solution très efficace pour protéger les informations sensibles et confidentielles contenues dans la facture électronique.
Le certificat électronique
Ce certificat est émis par une autorité de certification (entreprise, banque...) et permet d'assurer l'identité de l'utilisateur/client. Il s'agit d'un système d'authentification qui garantit le lien entre une clé et le propriétaire.
Les certificats électroniques sont une technologie importante pour assurer la confidentialité et l'intégrité des données dans le cadre de la facturation en ligne. Ils peuvent être utilisés pour authentifier les identités des destinataires, ainsi que le contenu de la facture. Les certificats numériques offrent un niveau de sécurité supplémentaire pour la transmission des informations entre les parties concernées par ces transactions commerciales effectuées par voie électronique. Une fois qu'un document est signé par un tiers, il devient alors « certifié », ce qui garantit sa validité juridique et son intangibilité tout au long du processus transactionnel. Le certificat électronique offre non seulement une plus grande transparence et traçabilité aux transactions, mais assure également une meilleure protection grâce au cryptage impliqué dans chaque opération commerciale effectuée sur Internet. Ainsi, le certificat électronique est indispensable pour toute transaction commerciale effectuée par voie électronique afin que les parties puissent être certifiées qu'elles ont bien signé le document.
Le protocole SSL
Il est également fondé sur le même principe que le système des doubles clés et des certificats. Il permet à la fois d'identifier les corresondants et de garantir l'intégrité des échanges. Il existe différentes formes de protocole : SSL sans intermédiaire, SSL avec intermédiaire, ou encore SSL avec signature électronique.
Le protocole SSL est une technologie de cryptage très importante pour assurer la sécurité des données transmises sur Internet. Elle permet aux navigateurs Web d'authentifier l'identité du site Web visité et garantit ainsi la confidentialité des informations échangées entre les serveurs web et le client distant. Les certificats SSL permettent en outre d'établir automatiquement une connexion via HTTPS, ce qui offre un niveau supplémentaire de protection contre toute tentative malveillante ou non autorisée. De plus, elle assure que vos transactions en ligne soient effectuées sans risque car les données seront chiffrées avant d'être transmises vers le serveur distant afin qu'elles ne puissent pas être interprétées par un tiers non autorisé. Enfin, les systèmes TLS/SSL offrent une protection supplémentaire contre toute modification ou falsification des données envoyées entre clients distants et serveur web. Le protocole SSL est donc essentiel pour assurer la sécurité des informations transmises sur Internet et garantir le respect de votre vie privée.
Les sanctions applicables en cas de non respect des exigences légales
Les sanctions liées à la facturation électronique
Le non respect de la réglementation en matière de factures électroniques fait l'objet de sanctions spécifiques.
Le fait de ne pas respecter l'émission d'une facture électronique est puni d'une amende de 15 euros par facture, plafonnée à 15 000 euros par année civile.
Chaque manquement lié à la transmission des factures par les plateformes de dématérialisation est à sa charge. L'amende s'élève à 15 euros et ne peut pas excéder 45 000 euros.
Les sanctions liées à la transmission des données de transactions et de paiement
L'obligation de transmission des données des transactions et de paiement peut également faire l'objet de sanctions en cas de non respect.
L'amende est de 250 par transmission, avec un plafond de 15 000 par année civile.
Le manquement à cette obligation par un opérateur de plateforme de dématérialisation est quant à lui passible d'une amende de 750 euros par transmission, avec un plafond de 45 000 euros par an.
Concernant le délai de conservation des factures électroniques, celles-ci doivent être conservées pendant 10 ans, en tant que pièces comptables.
Les entreprises doivent alors faire un véritable travail d'adaptation de leurs systèmes. Les experts de MyFormality sont là pour vous accompagner dans cette démarche !