Le siège social d'une société
Le siège social est le lieu de direction de l'entreprise. Il s'agit de son adresse administrative et juridique qui est renseignée dans les statuts. Les activités, quant à elles, peuvent être exercées à un autre endroit que le siège social.
Cette adresse a une importance significative car elle permet de caractériser :
- Les tribunaux dont la société dépend et qui seront compétents en cas de litiges
- A quelle nationalité appartient la société
- La loi qui lui est applicable
- L'endroit où faire parvenir tous les courriers administratifs
Le plus souvent, le siège social peut correspondre à l'adresse du dirigeant de la société ou bien à celle des locaux.
Le transfert de siège social d'une société
Le transfert de siège social correspond au changement d'adresse de la société. Plusieurs motifs peuvent justifier votre changement de siège social :
- Le dirigeant de la société a décidé de déménager
- L'attractivité est plus importante ailleurs : le coût des locaux est trop élevé, ou ceux-ci ne sont plus assez grands...
- Votre bail arrive à échéance
- Certaines zones permettent d'obtenir des aides de la part de l'Etat
Comment procéder au changement de siège social d'une société ?
Le transfert de siège social est une procédure spécifique qui nécessite le respect de formalités précises. Il s'agit d'une procédure obligatoire pour tous les changements d'adresse qui pourront survenir au cours de l'existence de la société. Ce transfert ne doit toutefois pas être confondu avec le fait d'ouvrir un établissement secondaire, qui permet d'étendre l'activité de la société.
Plusieurs étapes sont alors nécessaires afin de procéder au transfert. Transférez votre siège social avec MyFormality.
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Les étapes clés du transfert de siège social
Les formalités peuvent différer en fonction de la forme de la société, et si le transfert est prévu dans le même tribunal ou un tribunal différent. Cependant, voici la procédure obligatoire à suivre pour le changement de siège social.
La convocation des associés à l'assemblée générale extraordinaire
La convocation des associés à l'assemblée générale extraordinaire fait partie des premières formalités à respecter. Il faut respecter le délai légal de 21 jours minimum pour convoquer les associés de la société à l'AGE.
Pour certaines sociétés, comme la SAS, les délais peuvent différer. Dans ce cas, il faut se référer aux statuts de la société.
La convocation est faite par remise en main propre, par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par mail. Elle doit contenir plusieurs informations, telles que le type d'assemblée qui va être tenue (ordinaire ou extraordinaire), la date, le lieu, l'heure, les thèmes à aborder et les modalités du vote des associés.
L'assemblée générale extraordinaire et la rédaction du procès-verbal
L'assemblée générale extraordinaire doit avoir lieu afin d'informer les associés de la volonté de transfert de siège social. Cette réunion permet aux associés de débattre sur ce sujet important et de soumettre ce changement à un vote pour ou contre, à la majorité.
A l’issue de l’assemblée, un procès-verbal doit être rédigé. Ce PV permet de recenser l’ensemble des débats et des décisions prises. Il contient également d’autres mentions obligatoires, telles que la date, l’heure, le lieu où s’est tenue l’assemblée ou encore l’identité des associés convoqués et présents.
Le procès-verbal de transfert de siège social a toute son importance car il s’agit d’un des document à fournir auprès du greffe du tribunal de commerce. C’est pour cette raison que les experts de My Formality peuvent vous aider dans la rédaction de votre procès-verbal d’assemblée générale (mettre lien offre), ainsi que dans votre démarche de transfert de siège social (mettre lien offre).
La mise à jour des statuts de la société
Si lors de l’assemblée générale, le transfert de siège social a été décidé, il est nécessaire de procéder à la modification des statuts de la société en ce qui concerne le siège social. L’adresse du siège social initialement renseignée dans les statuts va être modifiée. Cette modification nécessite la signature de tous les associés de la société.
Les salariés doivent également être tenus au courant de ce changement. En effet, en fonction de la situation géographique du prochain siège social et du potentiel déplacement des locaux, cela peut engendrer la mutation des salariés.
L'annonce du transfert de siège social
Lors d’un changement de siège social, d’autres formalités sont obligatoires. En effet, il est nécessaire de publier un avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales. À la suite de la prise de décision de transfert, la publication doit avoir lieu dans un délai d’un mois. Dès que cette formalité aura été remplie, vous recevrez une attestation de parution.
Peu importe le statut juridique de votre société, l’intérêt est d’informer les tiers en leur indiquant l’adresse d’origine et la nouvelle adresse.
Cet avis de publication doit comporter certaines mentions obligatoires :
- La mention de la décision de transfert de siège social
- L’ancienne et la nouvelle adresse du siège social
- La dénomination sociale de la société
- Son statut juridique
- Son capital social
- Son numéro d’immatriculation
Cependant, il faut faire une distinction entre le transfert de siège social dans le même département, ou dans un nouveau département.
Le transfert dans le même département
Lorsque vous avez pris la décision de transférer le nouveau siège social dans le même département, il vous suffit de publier un unique avis de publicité. Cet avis doit être publié dans un journal d’annonces légales dans le département dont dépend le siège de votre société.
Le transfert dans un département différent
Si le transfert entraine un changement de ressort territorial, alors il faudra réaliser une double publicité. Cette publication devra être réalisée à la fois dans un journal d’annonces légales du département d’origine, puis dans un journal compétent dans le nouveau département.
Le dépôt des documents de transfert de siège social auprès du greffe du Tribunal de commerce
Au cours de la démarche de modification de siège social, il faut tout d’abord remplir le formulaire Cerfa M2. Ensuite, il faut déposer le dossier complet auprès du greffe du Tribunal de commerce compétent ou au Centre de Formalités des Entreprises (CFE), conformément à l'article R. 123-5 du Code de commerce.
Le dossier peut être envoyé en ligne et doit comprendre les pièces suivantes :
- Le procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire
- Les statuts mis à jour et signés par les associés
- Le justificatif du nouveau siège social et la liste du ou des anciens sièges
- Une attestation prouvant que le transfert a été annoncé dans un journal d’annonces compétent
- Le formulaire M2
- Un chèque pour régler les frais de greffe
Bon à savoir : Un département peut contenir plusieurs greffes. C’est par exemple le cas des Alpes Maritimes. Ainsi, lorsque votre adresse est modifiée, veillez à ce que votre nouveau siège dépende bien du même greffe si vous ne changez pas de département.
Les modalités de transfert de siège social vers l’étranger
Lors d’un changement de siège social d’un pays à un autre, il est nécessaire d’effectuer deux démarches cumulatives :
- Dissoudre votre ancienne société française
- Constituer votre nouvelle société à l’étranger
L’étape de la dissolution de la société d’origine :
Si le siège social de votre société est transféré dans un pays étranger, alors la loi française ne lui sera plus applicable. La société d’origine doit donc être dissoute, avec accord de tous les associés suite à une assemblée générale extraordinaire.
Cette décision de dissolution doit ensuite être déclarée au greffe du Tribunal de commerce dont elle dépendait. Une requête doit également être déposée auprès du juge surveillant du RCS afin que votre société soit maintenue en attendant que le changement ait été fait de manière effective.
L’étape de la constitution de votre nouvelle société à l’étranger :
Une fois votre société dissoute en France, il faut en constituer une nouvelle dans le pays que vous avez choisi. Cette nouvelle société doit avoir un statut juridique similaire à l’ancienne, et être immatriculée dans le nouveau pays. Les statuts doivent également être de nouveau rédigés afin de correspondre aux réglementations du pays.
Cette immatriculation doit être transmise au greffe du Tribunal de commerce de la société française afin que la dissolution soit effective.
Le coût du transfert de siège social
Le coût du transfert varie en fonction de plusieurs éléments. En effet, en plus des frais de greffe, le coût sera plus cher si le siège est transféré dans un autre département, car il faudra effectuer deux publications dans les journaux d’annonces légales. Depuis le 1er janvier 2022, le prix de la publication dépendra du nombre de caractères : plus il y en a, plus le prix sera cher. Chaque département propose son prix de caractère.
Les frais de greffe seront eux aussi plus chers si vous changez de ressort territorial.
Les frais diffèrent également en fonction du statut juridique de votre société.