La décentralisation de la fonction RH : qu'est-ce que l'externalisation des Ressources Humaines ?
La gestion des ressources humaines peut être un défi pour les chefs d'entreprise et les responsables RH en raison du manque de temps, de moyens et d'informations. Cette problématique est encore plus prégnante pour les petites structures qui ne disposent pas de personnel RH dédié. Dans ce contexte, l'externalisation des RH consiste à confier certaines fonctions RH à un prestataire externe tel qu'un cabinet de gestion RH.
En France, l'externalisation RH peut prendre différentes formes telles que le BPO (Business Process Outsourcing) ou le RPO (Recruitment Process Outsourcing). Le BPO implique la délégation de la totalité des processus RH à un prestataire externe, tandis que le RPO se concentre sur les processus de recrutement.
Externaliser les RH permet de bénéficier de l'expertise d'un prestataire externe, qui peut guider l'entreprise dans la mise en place de sa politique RH et répondre à des questions clés telles que l'administration du personnel, la gestion des salaires, la formation professionnelle, ou encore la mise en place d'un accord collectif.
L'externalisation des RH peut également permettre de partager les coûts associés à la gestion RH et de libérer du temps pour se concentrer sur les activités principales de l'entreprise. Cette solution est particulièrement adaptée aux petites structures qui n'ont pas les moyens de mettre en place un salarié dédié à la gestion RH.
Dans un groupe d'entreprises, l'externalisation des RH peut être réalisée de manière centralisée pour l'ensemble des filiales, en confiant cette mission à un prestataire externe spécialisé dans la gestion RH pour groupe.
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Les avantages et les inconvénients de l’externalisation des Ressources Humaines
L'externalisation RH est un outil puissant pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts et la charge mentale de l'entrepreneur ou des responsables RH, ainsi qu'à améliorer leur efficacité. Les avantages de cette prestation comprennent la possibilité d'accéder aux meilleures pratiques, expertises et outils en matière de Ressources Humaines, sans augmenter ma charge de travail et la charge mentale des dirigeants et managers de l'entreprise.
Ce sont des experts en matière sociale qui vont assurer la veille juridique, pouvant anticiper les changements et adaptations nécessaires en raison des évolutions des textes légaux ou des irrégularités existantes dans votre entreprise. Ces experts, en connaissant les contentieux et précontentieux ont également davantage d'expérience concernant les problématiques les plus courantes liées aux ressources humaines au sein de différentes entreprises. Ainsi, à partir des expériences des autres sociétés, vous pourrez avoir l'exemple à suivre (ou à ne pas suivre) dans votre entreprise.
La prise en main de certaines missions par un prestataire externe fournit une vue globale sur les tendances en matière de gestion du personnel, prévention des risques, ainsi qu'en matière de recrutement et fidélisation de l'emploi, afin que votre organisation puisse bénéficier d'un service optimisé et pragmatique.
En délégant la partie juridique des fonctions RH à un expert, votre entreprise sera au courant des modifications légales, ainsi que des particularités des conventions collectives applicables, sans que l'entrepreneur ou le DRH soit amené à faire des recherches sur des thématiques qui ne font pas forcément partie de leurs connaissances, de leurs matières de prédilection ou sur lesquelles ils ne sont pas entièrement à l'aise.
En effet, une gestion RH externe permet à l'entreprise de s'adapter plus rapidement aux changements réglementaires, économiques ou technologiques que lui sont imposés, grâce à l'expertise et à la réactivité du prestataire.
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Il n'y a pas forcément d'inconvénient dans l'externalisation des missions RH. Le chef d'entreprise ou le DRH/RRH décide quels sont les missions qu'il souhaite déléguer, selon les besoins de l'entreprise et ses domaines d'expertise. Par exemple, il est tout à fait possible d'externaliser uniquement la gestion de la paie, la rédaction et la gestion des contrats de travail, les procédures disciplinaires, la mise en place du comité social et économique ou de mettre en place un service plus complet, avec un accompagnement dans toutes les sphères concernant la gestion RH.
Avant de décider quelles tâches et quels objectifs conviennent à un prestataire de services externe en ressources humaines, il convient d'analyser la situation de l'entreprise, ce qui peut être réalisé lors d'un bilan établi par le futur gestionnaire RH. En outre, il est intéressant de centraliser l'externalisation au sein d'un seul prestataire ou des prestataires qui travaillent en partenariat, afin de pouvoir vérifier l'ensemble des informations, avoir accès aux données plus facilement et éviter des pièges.
Comment choisir un fournisseur d'externalisation des Ressources Humaines ?
Pour choisir un fournisseur d'externalisation des Ressources Humaines, il est important de définir les besoins et objectifs de l'entreprise. Une fois ceci réalisé, vous pouvez évaluer la capacité du fournisseur à y répondre. Il convient alors de vérifier le niveau d'expertise des consultants en Ressources Humaines proposés par ce prestataire, ainsi que les professionnels et l'expérience pratique du personnel affecté au projet. En outre, il est important de vérifier la disponibilité et les moyens de contact avec les interlocuteurs, ainsi que la reactivité des gestionnaires en RH.
Comparer plusieurs offres peut être une bonne manière pour trouver celle qui correspondra le mieux aux exigences spécifiques de votre entreprise tout en respectant votre budget disponible. Il est important de s'assurer que le prestataire ait de vrais experts dans le domaine demandé, notamment des juristes ou des gestionnaires de paie (selon les besoins de l'entreprise et les missions qui seront externalisées).
N'hésitez pas à demander conseil autour de vous ou à solliciter des recommandations auprès d'autres entreprises ayant eu recours aux services du même prestataire, ainsi qu'à regarder les avis des clients du prestataire choisi, afin que vous puissiez être sûr de votre choix. Enfin, il est important que le contrat soit clair et couvre tous les aspects essentiels liés à l'externalisation des Ressources Humaines.
Quels sont les coûts associés à une externalisation des Ressources Humaines ?
L'externalisation des Ressources Humaines entraîne bien évidemment des coûts, qui sont vite rentabilisés avec la prestation d'un service qui apporte plus d'efficacité et de sécurisation de la gestion de l'entreprise.
Les tarifs liés à la mise en place du service de gestion externalisée, seront variables en fonction des prestations réalisées. Le prestateur prend en compte la taille de l'entreprise, le nombre de salariés et principalement les missions qui seront déléguées.
Les tarifs peuvent donc varier selon le type de service, si les prestations sont ponctuelles ou récurrentes, si le gestionnaire fera des déplacements, etc. Ils peuvent être proposés sous différentes formules selon le fournisseur, notamment :
Tarif à l'unité (one shot) pour des services ponctuels ;
Tarif pack de crédit de services (pour des services ponctuels mais demandés avec une certaine fréquence) ;
Tarif mensuel ou annuel en cas d'abonnement, comprenant un certain nombre de prestations dans le temps;
Tarif sur devis, pour les services proposés sur mesure en fonction des besoins de l'entreprise.
Quelles solutions offre le marché pour la décentralisation de la fonction des Ressources Humaines ?
L'externalisation des Ressources Humaines est devenue une solution incontournable pour les entreprises souhaitant réduire leurs coûts et améliorer la gestion de leur personnel.
Les avantages sont nombreux, notamment :
moins de temps à consacrer aux tâches administratives ;
une meilleure utilisation des compétences internes et externes ;
une plus grande flexibilité dans l'allocation des ressources humaines.
De plus en plus d'entreprises optent aujourd'hui pour cette stratégie afin de bénéficier pleinement du potentiel qu'elle offre. La sous-traitance permet également un accès distant aux processus RH grâce au logiciel qui peut facilement être intégré à votre système existant. Enfin, trouver un partenaire spécialisé en externalisation des Ressources Humaines vous permettra non seulement de profiter pleinement des services proposés, mais aussi d'être sûr que vos processus RH sont gérés de manière professionnelle et efficace.
Quels sont les domaines RH les plus externalisés ?
Les domaines RH les plus externalisés sont : la gestion des contrats de travail, à savoir : l'accompagnement dans les formalités liées à l'embauche, la rédaction du contrat de travail (CDI, CDD, contrat à temps partiel, etc.), la rédaction des avenants au contrat, ainsi que des lettres aux salariés et des actes juridiques liés aux procédures disciplinaires ; la gestion de la paie ; la mise en place et le suivi et gestion du Comité Social et Économique (CSE); la veille et le conseil juridique, entre autres.
Bonnes pratiques en matière d'externalisation des Ressources Humaines
L'externalisation des ressources humaines est devenue une pratique courante dans les entreprises modernes qui cherchent l'efficacité. Lorsque vous externalisez votre service RH à un prestataire externe, veillez à ce qu'un contrat clair et détaillé soit établi afin de fixer tous les termes du partenariat et de garantir la protection des intérêts des parties concernées. Ensuite, assurez-vous que tous les processus mis en place par le prestataire externe soient bien documentés pour faciliter leur compréhension par le personnel interne qui devra travailler avec cette nouvelle solution ou celle qui a été aménagée.
De plus, faites attention aux performances fournies par votre partenaire externe par rapport aux objectifs convenus : si celles-ci ne sont pas satisfaisantes, vous devrez prendre les mesures nécessaires pour y remédier. Enfin, veillez à ce que le prestataire externe fournisse un service client de qualité aux employés et respecte la législation en vigueur. Ces bonnes pratiques s'avèrent essentielles pour garantir une externalisation réussie des ressources humaines.
Conclusion
L'externalisation des missions de la gestion en ressources humaines peut offrir aux entrepreneurs une plus grande flexibilité et réactivité, ainsi qu'une meilleure productivité. Il est important que les employeurs et les DHR/RRH comprennent les besoins au sein de leur entreprise afin de prendre la décision sur la délégation de ses services qui conviendra le mieux à court et à long terme.
Le choix du bon fournisseur d'externalisation des Ressources Humaines pourra vous assurer les solutions appropriées pour votre société. Gérer correctement son processus d'externalisation RH vous permettra en tirer profit sur le long terme.
La solution de la décentralisation ou de l'externalisation RH est appropriée aux entreprises de toute taille (TPE ou PME).
En résumé, l'externalisation des RH consiste à confier certaines fonctions RH à un prestataire externe, afin de bénéficier de son expertise et de partager les coûts associés à la gestion RH. Cette solution peut être particulièrement adaptée aux petites structures qui ne disposent pas de personnel RH dédié.