Lorsqu'une facture n'est pas payée dans les délais convenus, il devient nécessaire d'effectuer une relance pour rappeler au client son engagement de paiement. La relance de facture est une étape essentielle dans la gestion des créances, visant à rappeler poliment au client ses obligations financières et à faciliter le règlement de la dette. Elle permet de maintenir une communication ouverte et transparente avec le client tout en préservant la relation commerciale. Dans cet esprit, nous souhaitons vous présenter un article sur la relance de facture concernant votre compte impayé afin de résoudre cette situation rapidement et efficacement.
En quoi consiste la relance de facture impayée ?
La relance des factures impayées est un processus important pour les entreprises. Il s'agit d'un moyen de recouvrer des paiements non effectués et, par conséquent, de maintenir la trésorerie à jour. La procédure implique généralement l'envoi répété de rappels aux clients qui n'ont pas payé leurs factures à temps ou en totalité. Les lettres peuvent être envoyées par courrier postal ou par e-mail, selon le type d'entreprise et les pratiques commerciales utilisées par celle-ci. Dans certains cas, il peut également être possible d'utiliser des services tiers spécialisés pour aider au recouvrement des créances impayées.
Comment relancer une facture impayée ?
Pour relancer un facture impayée, il est important de suivre quelques étapes clés.
D'abord, assurez-vous de bien vérifier les informations de la facture impayée, telles que la date d'échéance, le montant dû et les coordonnées du client. Cela vous aidera à vous assurer qu'il n'y a pas d'erreur ou de confusion.
Ensuite, prenez contact avec le client par téléphone, par e-mail ou par courrier, en lui rappelant poliment qu'une facture est en retard de paiement. Identifiez-vous clairement et expliquez brièvement le but de votre appel ou de votre message. Demandez des explications sur le retard de paiement et écoutez attentivement les raisons éventuelles.
Si le client affirme ne pas avoir reçu la facture ou l'avoir égarée, renvoyez-lui une copie de la facture avec une lettre de rappel expliquant clairement le montant dû, la date d'échéance initiale et la nouvelle date limite de paiement.
MyFormality peut vous accompagner dans ces démarches, notamment pour la rédaction de la lettre au client !
Pour faciliter le processus de paiement, proposez différentes options au client, comme le paiement par virement bancaire, par chèque ou par carte de crédit. Indiquez clairement les coordonnées bancaires ou les instructions nécessaires pour chaque option.
Si le client est confronté à des difficultés financières temporaires, vous pouvez convenir d'un plan de paiement échelonné. Fixez des dates et des montants précis pour chaque versement et assurez-vous d'obtenir un accord écrit ou un nouvel accord signé pour cette entente.
Après avoir pris contact initial avec le client, assurez-vous de suivre régulièrement pour vous assurer que le paiement a été effectué ou pour obtenir des mises à jour sur l'état du paiement. Envoyez des rappels polis à intervalles réguliers jusqu'à ce que la facture soit réglée.
Cependant, si malgré vos efforts de relance, le client ne répond pas ou ne règle pas la facture impayée, vous pourriez envisager d'autres mesures, telles que l'envoi d'une lettre de mise en demeure ou de faire appel à un service de recouvrement de créances. Ces mesures doivent être conformes à la législation en vigueur et à vos politiques internes.
Il est important de maintenir une communication ouverte et professionnelle tout au long du processus de relance.
Quel délai pour relancer une facture ?
Le délai pour relancer une facture impayée varie en fonction de plusieurs facteurs, tels que la politique de votre entreprise, la relation avec le client et les termes convenus lors de la facturation initiale. Cependant, il existe des repères généraux pour les relances de factures impayées.
Il est courant d'envoyer une première relance peu de temps après la date d'échéance de la facture, généralement entre 5 et 15 jours. Cela permet au client de prendre conscience du retard de paiement et de rectifier la situation rapidement.
Ensuite, il se peut que la première relance soit infructueuse. Alors, si la facture reste impayée après la première relance, vous pouvez envoyer des rappels supplémentaires à intervalles réguliers. Le délai entre chaque relance peut varier, mais une période d'environ 10 à 15 jours est souvent utilisée.
Après plusieurs relances sans réponse ou sans paiement, vous pouvez fixer un délai final, généralement entre 30 et 60 jours à compter de la date d'échéance initiale de la facture. Ce délai donne au client une dernière chance de régler la situation avant de prendre des mesures plus sérieuses, telles que l'envoi d'une lettre de mise en demeure ou de faire appel à un service de recouvrement de créances.
Il est important de noter qu'aux termes de l'article L110-4 du code de commerce, vous disposez d'un délai de cinq ans pour réclamer votre créance auprés de votre client et de saisir les instances si votre récouvrement est menacé. Au cas contraire, il y aura prescription.
Comment éviter que vos clients ne paient pas leurs factures à temps ?
Il est préférable de mettre en place des mesures préventives pour éviter que vos clients ne paient pas leurs factures à temps. Il s'agira de mettre quelques stratégies en place afin d'éviter de vous retrouvez dans des situations compliquées.
Politique de facturation claire :
Établissez des termes de paiement clairs et précis, y compris la date d'échéance et les méthodes de paiement acceptées. Incluez ces informations de manière visible sur vos factures et communiquez-les également à vos clients au moment de la conclusion de la transaction.
Contrats et accords écrits :
Lors de toute transaction commerciale, assurez-vous d'avoir des contrats ou des accords écrits détaillant les conditions de paiement convenues. Cela permet de dissiper tout malentendu et de fournir une référence en cas de litige ultérieur.
Vérification des antécédents financiers :
Avant de conclure une transaction avec un nouveau client, effectuez des vérifications appropriées sur leur solvabilité et leurs antécédents financiers. Cela peut être fait par le biais de références commerciales, de rapports de solvabilité ou d'agences de notation de crédit.
Communication proactive :
Maintenez une communication régulière avec vos clients, en les tenant informés des factures à venir, des échéances de paiement et des rappels. Une communication proactive peut aider à éviter les retards de paiement involontaires et à résoudre rapidement tout problème éventuel.
Options de paiement flexibles :
Offrez à vos clients différentes options de paiement pour leur donner plus de flexibilité. Cela peut inclure les virements bancaires, les paiements en ligne, les chèques ou les paiements par carte de crédit. Plus les options sont simples et pratiques, plus il est probable que vos clients paient à temps.
Système de relance automatisé :
Mettez en place un système de relance automatisé pour envoyer des rappels de paiement aux clients avant et après la date d'échéance. Cela permet de maintenir une cohérence et de réduire les oublis involontaires.
Service client de qualité :
Fournissez un service client de haute qualité pour établir une relation solide avec vos clients. Répondez rapidement à leurs questions ou préoccupations concernant les factures et offrez une assistance pour résoudre tout problème lié aux paiements.
En suivant ces conseils, vous pouvez réduire les retards de paiement et encourager vos clients à payer leurs factures à temps.
Quelle est la meilleure façon d'effectuer un suivi avec un client qui n'a pas payé sa facture en temps et en heure ?
Lorsqu'un client n'a pas payé sa facture dans les délais prévus, il est important d'effectuer un suivi approprié pour résoudre le problème. Voici quelques étapes à suivre pour effectuer un suivi efficace :
Vérifiez les informations :
Avant de contacter le client, assurez-vous d'avoir toutes les informations pertinentes à portée de main, telles que le montant dû, la date d'échéance de la facture, les conditions de paiement convenues, etc.
Contactez le client :
Commencez par envoyer un rappel amical au client, généralement par e-mail ou par téléphone. Mentionnez la facture impayée et demandez poliment des informations sur le retard de paiement. Donnez au client une chance d'expliquer la situation.
Soyez professionnel et courtois :
Lorsque vous contactez le client, gardez une approche professionnelle et courtoise. Évitez les accusations ou les remarques négatives qui pourraient compromettre la relation client.
Offrez des options de paiement :
Si le client rencontre des difficultés financières, proposez des options de paiement alternatives, telles que des plans de remboursement ou des échéanciers flexibles. Montrez votre volonté de trouver une solution acceptable pour les deux parties.
Envoyez des rappels et des relances :
Si vous ne recevez pas de réponse du client ou si le paiement n'est toujours pas effectué, envoyez des rappels réguliers et des relances pour lui rappeler l'importance du paiement. Utilisez différents canaux de communication si nécessaire.
Adoptez une approche progressive :
Si le client continue de ne pas répondre ou d'ignorer les rappels, vous devrez peut-être prendre des mesures plus fermes et plus contraintes. Cela peut inclure l'envoi d'une lettre formelle de demande de paiement, l'implication d'un avocat ou l'utilisation d'une agence de recouvrement.
Maintenez une communication ouverte :
Pendant tout le processus de suivi, assurez-vous de rester ouvert à la communication avec le client. Répondez rapidement à leurs questions ou préoccupations, et essayez de résoudre les problèmes de manière professionnelle et constructive.
Protégez vos intérêts :
Si toutes les tentatives de recouvrement échouent, vous devrez peut-être envisager des mesures légales pour recouvrer votre argent.
Il est essentiel de garder à l'esprit que chaque situation est unique, et les mesures à prendre peuvent varier en fonction de la relation commerciale, des politiques internes de l'entreprise. MyFormality peut vous aider à recouvrer vos factures impayées via les prcédures légales appropiées.
Modèle de relance de facture
Voici un exemple de modèle de facture de relance que vous pouvez utiliser :
[Votre nom]
[Votre adresse]
[Ville, code postal]
[Téléphone]
[Email]
[Date]
[Nom du client]
[Coordonnées du client]
[Adresse du client]
[Ville, code postal]
Objet : Relance de paiement
Cher/Chère [Nom du client],
J'espère que vous vous portez bien. Je me permets de vous contacter au sujet de la facture impayée n° [Numéro de la facture] en date du [Date de la facture], d'un montant de [Montant de la facture].
Selon nos registres, cette facture est actuellement en retard de paiement de [Nombre de jours de retard]. Nous comprenons que des circonstances imprévues peuvent parfois entraîner des retards dans le paiement des factures, et nous sommes ouverts à une discussion pour résoudre ce problème.
Nous vous prions de bien vouloir régler le montant dû dans les plus brefs délais afin d'éviter tout désagrément supplémentaire. Vous pouvez procéder au paiement en utilisant les informations bancaires suivantes :
[Inclure les détails du compte bancaire : nom de la banque, numéro de compte, code SWIFT/IBAN, etc.]
Si vous rencontrez des difficultés financières ou si vous avez des questions concernant cette facture, nous vous invitons à nous contacter dès que possible. Nous sommes ouverts à la discussion et nous nous efforcerons de trouver une solution qui convienne à toutes les parties.
Nous tenons à vous rappeler que le règlement de cette facture est essentiel pour maintenir une relation commerciale solide et pour continuer à vous fournir nos services de qualité.
Nous vous remercions par avance de votre attention à cette demande et nous vous prions d'agréer, cher/chère [Nom du client], nos salutations distinguées.
Cordialement,
[Votre nom]
[Titre/Poste]
[Nom de l'entreprise]
[Coordonnées de l'entreprise : adresse, téléphone, email]
N'oubliez pas d'adapter ce modèle en fonction de votre situation spécifique et d'inclure les informations pertinentes telles que le numéro de facture, le montant dû et les coordonnées bancaires.